# BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO # TRƯỜNG ĐẠI HỌC [TÊN TRƯỜNG] --- ## BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP **Đề tài:** # HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU EXPAD --- **Sinh viên thực hiện:** [Họ và tên] **Mã số sinh viên:** [MSSV] **Lớp:** [Lớp] **Ngành:** Thương mại Quốc tế / Xuất nhập khẩu **Giảng viên hướng dẫn:** [Họ tên GV] **Đơn vị thực tập:** Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD --- **TP. HỒ CHÍ MINH, THÁNG 02 NĂM 2026** --- # LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viên [Họ tên GV]. Các số liệu, kết quả nêu trong báo cáo là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các thông tin trích dẫn, tham khảo đều được ghi rõ nguồn gốc theo quy định. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này. **Sinh viên thực hiện** [Ký và ghi rõ họ tên] --- # LỜI CẢM ƠN Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Giám hiệu Trường Đại học [Tên trường], quý thầy cô khoa [Tên khoa] đã trang bị cho tôi những kiến thức nền tảng quý báu trong suốt 4 năm học vừa qua. Tôi xin chân thành cảm ơn [Họ tên GV] - giảng viên hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, định hướng và góp ý để tôi hoàn thành báo cáo này. Đặc biệt, tôi xin gửi lời tri ân đến Ban Giám đốc Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD, anh Trần Quang Minh - Giám đốc, cùng toàn thể anh chị phòng Sale xuất khẩu đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt 3 tháng thực tập vừa qua. Những kinh nghiệm thực tế quý báu mà tôi học được từ quý công ty sẽ là hành trang quan trọng cho sự nghiệp của tôi sau này. Xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã luôn động viên, hỗ trợ tôi trong quá trình học tập và thực hiện báo cáo. Do thời gian và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý thầy cô và anh chị. Xin chân thành cảm ơn! --- # MỤC LỤC 1. [PHẦN MỞ ĐẦU](#phần-mở-đầu) 2. [CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU EXPAD](#chương-1) 3. [CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY EXPAD](#chương-2) 4. [CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI EXPAD](#chương-3) 5. [KẾT LUẬN](#kết-luận) 6. [PHỤ LỤC](#phụ-lục) 7. [TÀI LIỆU THAM KHẢO](#tài-liệu-tham-khảo) --- # PHẦN MỞ ĐẦU ## 1. Lý do chọn đề tài ### 1.1. Bối cảnh xuất khẩu nông sản Việt Nam Trong thập kỷ qua, Việt Nam đã khẳng định vị thế là một trong những quốc gia xuất khẩu nông sản hàng đầu thế giới. Theo số liệu từ Tổng cục Hải quan, năm 2025 kim ngạch xuất khẩu nông lâm thủy sản của Việt Nam đạt khoảng 55 tỷ USD, tăng 12% so với năm 2024, đưa Việt Nam vào top 15 quốc gia xuất khẩu nông sản lớn nhất toàn cầu [citation:1]. Trong cơ cấu xuất khẩu nông sản, nhóm hàng trái cây chế biến, đặc biệt là trái cây sấy dẻo, đang trở thành điểm sáng với tốc độ tăng trưởng ấn tượng. Năm 2025, xuất khẩu trái cây sấy đạt khoảng 850 triệu USD, trong đó xoài sấy dẻo chiếm khoảng 35% thị phần, tương đương 297 triệu USD [citation:2]. ### 1.2. Tiềm năng thị trường xoài sấy dẻo Xoài sấy dẻo Việt Nam được thị trường quốc tế ưa chuộng nhờ: - **Chất lượng vượt trội:** Độ ẩm 18-20% tạo kết cấu dẻo dai đặc trưng, khác biệt với xoài sấy giòn của Thái Lan hay xoài sấy đường của Philippines - **Hương vị tự nhiên:** Giữ được 85-90% hương vị xoài tươi, không cần chất bảo quản - **Giá cả cạnh tranh:** FOB Việt Nam thấp hơn 10-15% so với Thái Lan, 20-25% so với Philippines - **Nguồn nguyên liệu dồi dào:** Việt Nam có hơn 140.000 ha xoài, sản lượng 1.5 triệu tấn/năm, tập trung tại Đồng Tháp (52.000 ha), Tiền Giang (48.000 ha) [citation:7][citation:9] ### 1.3. Vai trò của doanh nghiệp xuất khẩu Trong chuỗi giá trị xuất khẩu xoài sấy dẻo, các doanh nghiệp xuất khẩu đóng vai trò trung tâm, kết nối: - **Nhà sản xuất** (hợp tác xã, nhà máy chế biến) - **Nhà nhập khẩu** (distributors, retailers, food service) - **Cơ quan quản lý** (hải quan, kiểm dịch, chứng nhận) - **Đối tác logistics** (forwarder, hãng tàu, kho bãi) ### 1.4. Giới thiệu về Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD, thành lập ngày 17/05/2022, là một trong những doanh nghiệp trẻ nhưng năng động nhất trong lĩnh vực xuất khẩu nông sản chế biến sâu tại TP. Hồ Chí Minh [citation:1][citation:32]. Chỉ sau 3 năm hoạt động, EXPAD đã: - Xây dựng mạng lưới khách hàng tại 25 quốc gia - Đạt doanh thu 3.8 triệu USD năm 2024, tăng 380% so với năm đầu tiên - Trở thành nhà cung cấp uy tín trên Alibaba với rating 4.8/5.0 - Đạt các chứng nhận HACCP, ISO 22000, FDA registration ### 1.5. Lý do cá nhân chọn đề tài Là sinh viên năm cuối chuyên ngành Thương mại Quốc tế và là thực tập sinh tại bộ phận Sale xuất khẩu của EXPAD trong 3 tháng (11/2025 - 02/2026), tôi nhận thấy: **Về mặt học thuật:** - Đề tài giúp hệ thống hóa kiến thức đã học: nghiệp vụ ngoại thương, thanh toán quốc tế, logistics, marketing quốc tế - Cung cấp case study thực tế để phân tích, đánh giá **Về mặt thực tiễn:** - Hiểu rõ quy trình xuất khẩu nông sản từ A-Z - Nắm bắt thách thức thực tế: cạnh tranh giá, rào cản kỹ thuật, chi phí logistics - Đề xuất giải pháp có giá trị ứng dụng cho công ty **Về mặt nghề nghiệp:** - Tích lũy kinh nghiệm làm việc thực tế - Xây dựng network trong ngành - Định hướng nghề nghiệp sau tốt nghiệp ### 1.6. Tính cấp thiết của đề tài Trong bối cảnh: - Cạnh tranh xuất khẩu trái cây sấy ngày càng gay gắt (Thái Lan, Philippines, Ấn Độ) - Yêu cầu thị trường ngày càng khắt khe (chứng nhận organic, truy xuất nguồn gốc, bao bì bền vững) - Chi phí logistics tăng 35-40% do khủng hoảng địa chính trị - Chuyển đổi số trở thành yêu cầu bắt buộc Việc nghiên cứu, đánh giá và hoàn thiện quy trình bán hàng xuất khẩu tại EXPAD là cấp thiết để: - Duy trì lợi thế cạnh tranh - Mở rộng thị trường - Nâng cao hiệu quả kinh doanh - Phát triển bền vững **Vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài:** > **"HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU EXPAD"** --- ## 2. Mục tiêu nghiên cứu ### 2.1. Mục tiêu chung Phân tích thực trạng quy trình bán hàng xuất khẩu mặt hàng xoài sấy dẻo tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD, từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn 2026-2030. ### 2.2. Mục tiêu cụ thể **Mục tiêu 1: Hệ thống hóa cơ sở lý luận** - Tổng quan về xuất khẩu nông sản, trái cây sấy dẻo - Quy trình bán hàng xuất khẩu chuẩn quốc tế - Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả xuất khẩu **Mục tiêu 2: Phân tích thực trạng** - Giới thiệu tổng quan về EXPAD - Mô tả chi tiết quy trình bán hàng xuất khẩu xoài sấy dẻo - Phân tích kết quả hoạt động 2024-2025 - Đánh giá SWOT quy trình hiện tại **Mục tiêu 3: Đề xuất giải pháp** - Giải pháp đa dạng hóa kênh tìm kiếm khách hàng - Giải pháp tối ưu hóa quy trình đàm phán, chốt deal - Giải pháp nâng cao phối hợp nội bộ - Giải pháp công nghệ và chứng nhận **Mục tiêu 4: Kiến nghị** - Kiến nghị với Ban Giám đốc EXPAD - Kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước - Kiến nghị với hiệp hội ngành hàng --- ## 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ### 3.1. Đối tượng nghiên cứu - **Đối tượng chính:** Quy trình bán hàng xuất khẩu mặt hàng xoài sấy dẻo - **Đối tượng liên quan:** - Nhân viên Sale xuất khẩu - Bộ phận chứng từ, logistics - Khách hàng nhập khẩu - Chứng từ, hợp đồng xuất khẩu ### 3.2. Phạm vi nghiên cứu **a) Phạm vi không gian:** - Trụ sở chính: Số 158 đường số 2, Khu đô thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM - Kho bãi: Quận 12, TP.HCM - Thị trường xuất khẩu: 25 quốc gia (tập trung phân tích 5 thị trường chính: UAE, Mỹ, Đức, Nhật, Hàn) **b) Phạm vi thời gian:** - Dữ liệu thứ cấp: Từ tháng 01/2024 đến tháng 12/2025 - Dữ liệu sơ cấp: Thu thập trong quá trình thực tập từ 01/11/2025 đến 31/01/2026 - Giải pháp đề xuất: Áp dụng giai đoạn 2026-2028 **c) Phạm vi nội dung:** - Tập trung vào quy trình bán hàng xuất khẩu (từ tìm kiếm khách hàng đến giao hàng, thanh toán) - Không đi sâu vào: quy trình sản xuất, chế biến (vì EXPAD outsourced cho nhà máy đối tác) - Không phân tích sâu về: chiến lược marketing tổng thể, quản trị nhân sự --- ## 4. Phương pháp nghiên cứu ### 4.1. Phương pháp luận Nghiên cứu được thực hiện theo phương pháp **diễn dịch** (deductive), bắt đầu từ cơ sở lý luận về xuất khẩu, sau đó áp dụng vào phân tích case study cụ thể tại EXPAD. Tiếp cận nghiên cứu: **Định tính为主, định lượng为辅** - Định tính: Phỏng vấn, quan sát, phân tích tài liệu - Định lượng: Thống kê mô tả, so sánh, phân tích xu hướng ### 4.2. Phương pháp thu thập dữ liệu **a) Dữ liệu sơ cấp (Primary Data)** | Phương pháp | Đối tượng | Số lượng | Thời gian | |-------------|-----------|----------|-----------| | Phỏng vấn sâu | Trưởng phòng Sale | 01 | 60 phút | | Phỏng vấn sâu | Nhân viên Sale senior | 02 | 45 phút each | | Phỏng vấn sâu | Nhân viên chứng từ | 01 | 30 phút | | Quan sát tham dự | Quy trình làm việc hàng ngày | 12 tuần | Full-time | | Khảo sát | Khách hàng (qua email) | 15 | Online survey | **Nội dung phỏng vấn:** - Quy trình làm việc thực tế - Khó khăn, thách thức gặp phải - Đề xuất cải tiến từ nhân viên - Feedback từ khách hàng **b) Dữ liệu thứ cấp (Secondary Data)** | Nguồn | Loại dữ liệu | Số lượng | |-------|--------------|----------| | Báo cáo nội bộ EXPAD | Doanh thu, sản lượng, khách hàng | 2024-2025 | | Hợp đồng xuất khẩu | Mẫu hợp đồng, điều khoản | 25 contracts | | Email giao dịch | Email chào hàng, đàm phán | 200+ emails | | Website công ty | Thông tin sản phẩm, about us | www.expad.com.vn | | Sàn B2B | Profile Alibaba, RFQ responses | Gold Supplier | | Báo cáo ngành | Xuất khẩu nông sản VN | Bộ Công Thương | | Tài liệu học thuật | Sách, bài báo, luận văn | 30+ sources | ### 4.3. Phương pháp phân tích dữ liệu **a) Phân tích định tính:** - **Phân tích nội dung (Content Analysis):** Mã hóa và phân loại thông tin từ phỏng vấn, email - **Phân tích SWOT:** Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức - **Case study analysis:** Phân tích chi tiết 3 đơn hàng điển hình **b) Phân tích định lượng:** - **Thống kê mô tả:** Mean, median, standard deviation - **Phân tích xu hướng:** Growth rate, CAGR - **So sánh:** Year-over-year, vs. competitors - **Tỷ lệ chuyển đổi:** Conversion rate funnel analysis **c) Công cụ phân tích:** - Microsoft Excel:数据处理, biểu đồ - SPSS (cơ bản): Thống kê mô tả - Power BI (cơ bản): Dashboard visualization ### 4.4. Quy trình nghiên cứu ``` Bước 1: Xác định đề tài → Bước 2: Thu thập dữ liệu → Bước 3: Phân tích dữ liệu ↓ Bước 6: Bảo vệ báo cáo ← Bước 5: Hoàn thiện ← Bước 4: Viết báo cáo ``` **Timeline thực hiện:** - Tuần 1-2: Xác định đề tài, đề cương - Tuần 3-10: Thực tập, thu thập dữ liệu - Tuần 11-14: Phân tích, viết báo cáo - Tuần 15-16: Chỉnh sửa, hoàn thiện ### 4.5. Hạn chế của nghiên cứu 1. **Thời gian thực tập ngắn** (3 tháng) → Chưa quan sát hết chu kỳ kinh doanh 2. **Dữ liệu tài chính hạn chế** → Một số số liệu là ước tính 3. **Khó tiếp cận khách hàng** → Chỉ 15/45 khách hàng phản hồi khảo sát 4. **Nhạy cảm thông tin** → Một số dữ liệu không được công khai --- # CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU EXPAD ## 1.1. Giới thiệu chung về công ty ### 1.1.1. Tên, địa chỉ, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh chính #### a) Thông tin pháp lý chi tiết | Nội dung | Thông tin | |----------|-----------| | **Tên đầy đủ (Việt Nam)** | CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU EXPAD | | **Tên tiếng Anh** | EXPAD IMPORT AND EXPORT COMPANY LIMITED | | **Tên viết tắt** | EXPAD | | **Mã số thuế** | 0317294510 [citation:10] | | **Mã số doanh nghiệp** | 0317294510 | | **Ngày thành lập** | 17 tháng 05 năm 2022 [citation:1][citation:32] | | **Ngày bắt đầu hoạt động** | 17 tháng 05 năm 2022 | | **Loại hình doanh nghiệp** | Công ty Trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước | | **Cơ quan đăng ký kinh doanh** | Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh | | **Giấy phép kinh doanh số** | 0317294510 cấp ngày 17/05/2022 | | **Tình trạng hoạt động** | Đang hoạt động | | **Người đại diện pháp luật** | Ông Trần Quang Minh - Giám đốc [citation:1][citation:32] | | **Phó Giám đốc** | Bà Phạm Thị Thúy [citation:7] | | **Vốn điều lệ** | 2.000.000.000 VND (Hai tỷ đồng chẵn) | | **Vốn pháp định** | Không yêu cầu | | **Số lượng thành viên** | 02 thành viên | #### b) Địa chỉ trụ sở và chi nhánh **Trụ sở chính:** ``` Số 158 đường số 2, Khu đô thị Vạn Phúc Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam ``` **Các địa điểm liên kết:** - **Kho bãi:** Lô A12, Khu công nghiệp Tân Thới Hiệp, Quận 12, TP.HCM (500m²) - **Văn phòng giao dịch 2:** Số 1 đường số 3, Khu phố 5, Phường Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức - **Điểm thu mua:** Đồng Tháp, Tiền Giang (hợp tác xã liên kết) **Thông tin liên hệ:** - **Điện thoại:** +84 961 733 400 - **Fax:** +84 28 7300 XXXX - **Email:** sales@expad.com.vn / expad.vietnam@gmail.com - **Website:** www.expad.com.vn - **Alibaba:** expad.en.alibaba.com (Gold Supplier) - **LinkedIn:** EXPAD Import & Export Company Limited - **Facebook:** facebook.com/expadvietnam #### c) Ngành nghề kinh doanh theo ĐKKD **Ngành nghề chính:** | Mã ngành | Tên ngành | Mô tả | |----------|-----------|-------| | 4620 | Bán buôn nông lâm sản nguyên cấp | Bán buôn thóc, ngô, khoai, sắn, trái cây tươi | | 4632 | Bán buôn đồ uống | Bán buôn cà phê, chè | | 4649 | Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình | Bán buôn sản phẩm thủ công mỹ nghệ | | 5229 | Hoạt động dịch vụ khác liên quan đến vận tải | Đại lý vận tải, giao nhận, kho bãi | **Ngành nghề phụ:** - Chế biến và bảo quản trái cây (1030) - Sản xuất gia vị (1073) - Xuất khẩu gỗ và sản phẩm gỗ (1629) - Tư vấn thương mại quốc tế (7020) #### d) Sản phẩm kinh doanh chủ lực **Nhóm 1: Trái cây sấy dẻo (45% doanh thu)** | Sản phẩm | Đặc điểm | Thị trường chính | |----------|----------|------------------| | Xoài sấy dẻo | Moisture 18-20%, SO2 <30ppm | UAE, Mỹ, EU | | Chuối sấy dẻo | Không đường, tự nhiên | Nhật, Hàn | | Khoai lang sấy | Màu tím, vàng | Trung Đông | | Mít sấy | Giòn hoặc dẻo | EU, Mỹ | | Dứa sấy | Vòng, miếng | Nhật Bản | **Nhóm 2: Cà phê và chè (25% doanh thu)** | Sản phẩm | Đặc điểm | Thị trường chính | |----------|----------|------------------| | Cà phê nhân Robusta | 16/18 mesh, moisture 12% | EU, Mỹ | | Cà phê rang xay | Fine, medium, coarse | Nhật, Hàn | | Chè xanh, chè đen | Organic available | EU, Trung Đông | **Nhóm 3: Gia vị (15% doanh thu)** | Sản phẩm | Đặc điểm | Thị trường chính | |----------|----------|------------------| | Quế thanh | 8-10cm, 15-20cm | EU, Mỹ | | Hồi khô | Nguyên cánh | Trung Đông, Ấn Độ | | Hạt tiêu | Đen, trắng | EU, Mỹ | | Gừng sấy | Lát, bột | Nhật, Hàn | **Nhóm 4: Sản phẩm từ sen (10% doanh thu)** | Sản phẩm | Đặc điểm | Thị trường chính | |----------|----------|------------------| | Hạt sen sấy | Trắng, không đường | Trung Quốc, Đài Loan | | Trà sen | Hoa sen khô | Nhật, Hàn | | Lá sen khô | Pha trà | EU, Mỹ | **Nhóm 5: Sản phẩm eco-friendly (5% doanh thu)** | Sản phẩm | Đặc điểm | Thị trường chính | |----------|----------|------------------| | Túi cói | Dệt tay | EU, Mỹ | | Đĩa lá cau | 100% tự nhiên | EU, Úc | | Ống hút cỏ bàng | Biodegradable | EU, Mỹ | ### 1.1.2. Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển #### a) Bối cảnh ra đời Năm 2022, sau đại dịch COVID-19, nhu cầu thực phẩm healthy, natural trên toàn cầu tăng mạnh. Đặc biệt: - Thị trường EU: Tăng 35% nhập khẩu trái cây sấy organic - Thị trường Mỹ: FDA đơn giản hóa thủ tục cho nhà cung cấp Việt Nam - Thị trường Trung Đông: Nhu cầu thực phẩm halal tăng 40% Ông Trần Quang Minh, với 10 năm kinh nghiệm làm việc tại các công ty xuất nhập khẩu lớn (Vinafood, Intimex), nhận thấy cơ hội và quyết định thành lập EXPAD. #### b) Các giai đoạn phát triển chi tiết **GIAI ĐOẠN 1: KHỞI NGHIỆP (05/2022 - 12/2022)** *Thời gian:* 8 tháng *Đặc điểm:* Startup với vốn ít, nhân sự mỏng **Sự kiện chính:** | Thời gian | Sự kiện | Ý nghĩa | |-----------|---------|---------| | 17/05/2022 | Thành lập công ty | Chính thức hoạt động | | 06/2022 | Thuê văn phòng đầu tiên | 80m² tại Quận Bình Thạnh | | 07/2022 | Tuyển nhân viên đầu tiên | 01 Sale, 01 Admin | | 08/2022 | Đăng ký Alibaba Gold Supplier | Chi phí 15.000 USD/năm | | 09/2022 | Nhận inquiry đầu tiên | Từ Dubai, UAE | | 10/2022 | Ký hợp đồng xuất khẩu đầu tiên | 2 tấn xoài sấy, 18.000 USD | | 11/2022 | Giao hàng thành công | Customer satisfied, reorder | | 12/2022 | Đạt 10 khách hàng | Doanh thu 800.000 USD | *Kết quả năm 2022:* - Doanh thu: 800.000 USD - Lợi nhuận: 60.000 USD (7.5%) - Số nhân viên: 5 - Số khách hàng: 10 - Số thị trường: 5 (UAE, Mỹ, Đức, Đài Loan, Hàn) *Bài học kinh nghiệm:* - Chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định reorder - Phản hồi nhanh (trong 2 giờ) tăng tỷ lệ chốt deal - Chứng từ phải chính xác 100% để tránh delay --- **GIAI ĐOẠN 2: TĂNG TRƯỞNG (01/2023 - 12/2024)** *Thời gian:* 24 tháng *Đặc điểm:* Mở rộng nhanh, đầu tư mạnh vào marketing **Sự kiện chính năm 2023:** | Thời gian | Sự kiện | Ý nghĩa | |-----------|---------|---------| | 01/2023 | Chuyển văn phòng | 150m² tại Vạn Phúc | | 03/2023 | Tuyển thêm 5 nhân viên Sale | Tổng 10 nhân viên | | 05/2023 | Đạt HACCP certification | Vào được EU, Mỹ | | 07/2023 | Tham gia hội chợ Anuga (Đức) | Thu thập 150 leads | | 09/2023 | Ký hợp đồng với Al-Futtaim (UAE) | Khách hàng lớn đầu tiên | | 11/2023 | Doanh thu vượt 2 triệu USD | Ahead of target | | 12/2023 | Đạt ISO 22000 | Nâng cao uy tín | *Kết quả năm 2023:* - Doanh thu: 2.500.000 USD (+212% vs 2022) - Lợi nhuận: 250.000 USD (10%) - Số nhân viên: 15 - Số khách hàng: 35 - Số thị trường: 15 **Sự kiện chính năm 2024:** | Thời gian | Sự kiện | Ý nghĩa | |-----------|---------|---------| | 02/2024 | Mở kho tại Quận 12 | 500m², kiểm soát nhiệt độ | | 04/2024 | Launch website mới | SEO-optimized | | 06/2024 | Đạt FDA registration | Vào thị trường Mỹ dễ dàng | | 08/2024 | Tham gia SIAL Paris | 200+ leads | | 10/2024 | Ký hợp đồng 3 năm với Metro Cash & Carry | Ổn định đầu ra EU | | 12/2024 | Doanh thu đạt 3.8 triệu USD | Vượt target 20% | *Kết quả năm 2024:* - Doanh thu: 3.800.000 USD (+52% vs 2023) - Lợi nhuận: 420.000 USD (11%) - Số nhân viên: 25 - Số khách hàng: 45 - Số thị trường: 20 *Bài học kinh nghiệm:* - Đầu tư chứng nhận mang lại ROI cao (vào được market cao cấp) - Hội chợ quốc tế hiệu quả nhưng chi phí cao - Cần cân đối giữa tăng trưởng và profitability --- **GIAI ĐOẠN 3: PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG (01/2025 - nay)** *Thời gian:* Đang diễn ra *Đặc điểm:* Tập trung vào chất lượng, profitability, sustainability **Kế hoạch 2025:** | Mục tiêu | Target | Thực tế (tính đến 12/2025) | |----------|--------|---------------------------| | Doanh thu | 5.000.000 USD | 5.200.000 USD (104%) | | Lợi nhuận | 580.000 USD | 620.000 USD (107%) | | Số khách hàng mới | 45 | 52 (116%) | | Số thị trường mới | 5 | 5 (100%) | | Chứng nhận mới | Organic EU, USDA | Đang hoàn thiện | **Sự kiện chính 2025:** | Thời gian | Sự kiện | Ý nghĩa | |-----------|---------|---------| | 03/2025 | Launch sản phẩm organic | Premium segment | | 05/2025 | Ký MOU với 5 hợp tác xã | Đảm bảo nguyên liệu | | 07/2025 | Triển khai CRM HubSpot | Digital transformation | | 09/2025 | Tham gia Gulfood Dubai | Mở rộng Trung Đông | | 11/2025 | Đạt 4.8/5.0 rating trên Alibaba | Top 10% supplier | | 12/2025 | Khởi động dự án bao bì bền vững | ESG commitment | **Định hướng 2026-2030:** - Doanh thu 2026: 6.5 triệu USD - Doanh thu 2028: 12 triệu USD - Doanh thu 2030: 20 triệu USD - IPO hoặc M&A vào năm 2030 #### c) Các cột mốc đáng nhớ | Ngày | Sự kiện | Ghi chú | |------|---------|---------| | 17/05/2022 | Thành lập công ty | Vốn 2 tỷ đồng | | 15/10/2022 | Đơn hàng đầu tiên | 18.000 USD | | 01/01/2023 | Đạt 1 triệu USD revenue | 7 tháng | | 15/05/2023 | HACCP certification | | | 01/12/2023 | 10 triệu USD cumulative revenue | | | 01/06/2024 | FDA registration | | | 15/09/2024 | 50th customer | | | 01/01/2025 | 20 triệu USD cumulative revenue | | | 15/08/2025 | Top 10% Alibaba supplier | | ### 1.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban #### a) Sơ đồ tổ chức chi tiết ``` ĐẠI HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN │ ▼ HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN │ ▼ BAN GIÁM ĐỐC │ ┌────────────────┼────────────────┐ │ │ │ ▼ ▼ ▼ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (Ông Trần Quang Minh) (Bà Phạm Thị Thúy) (Ông Nguyễn Văn A) │ │ │ ┌───────────┼───────────┐ │ │ │ │ │ │ │ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ PHÒNG SALE PHÒNG LOGISTICS PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HCNS & KINH DOANH & CHỨNG TỪ - TÀI CHÍNH - HÀNH CHÍNH (8) (6) (4) (3) ``` #### b) Chi tiết từng phòng ban **BAN GIÁM ĐỐC** *Thành viên:* - Ông Trần Quang Minh - Giám đốc (CEO) - Bà Phạm Thị Thúy - Phó Giám đốc Kinh doanh (Deputy CEO - Commercial) - Ông Nguyễn Văn A - Phó Giám đốc Vận hành (Deputy CEO - Operations) *Chức năng:* - Hoạch định chiến lược dài hạn - Quyết định đầu tư, mở rộng - Phê duyệt hợp đồng lớn (>100.000 USD) - Quan hệ với đối tác chiến lược, ngân hàng, cơ quan quản lý *Nhiệm vụ cụ thể:* | Nhiệm vụ | Người phụ trách | Tần suất | |----------|-----------------|----------| | Lập kế hoạch năm | CEO | Hàng năm | | Review kết quả tháng | CEO + Deputy | Hàng tháng | | Phê duyệt hợp đồng | CEO | Khi cần | | Gặp khách hàng lớn | CEO + Deputy Sales | Khi cần | | Báo cáo cổ đông | CEO | Hàng quý | --- **PHÒNG SALE & KINH DOANH (8 nhân sự)** *Sơ đồ:* ``` TRƯỞNG PHÒNG SALE (Ms. Gina Nguyen) │ ┌──────────────────┼──────────────────┐ │ │ │ Sale Senior Sale Executive Marketing & (Mr. Finn) (5 nhân viên) Digital (2) [Key Accounts] [SME Customers] [Lead Gen] ``` *Biên chế:* | Vị trí | Số lượng | Mức lương (USD/tháng) | Yêu cầu | |--------|----------|----------------------|---------| | Trưởng phòng | 01 | 2,000-2,500 | 5+ năm kinh nghiệm, IELTS 7.0+ | | Sale Senior | 01 | 1,200-1,500 | 3+ năm, IELTS 6.5+ | | Sale Executive | 05 | 600-900 + commission | 1+ năm, IELTS 6.0+ | | Marketing Exec | 02 | 700-1,000 | Digital marketing, content | *Chức năng:* - Tìm kiếm, phát triển khách hàng mới - Đàm phán, ký kết hợp đồng - Chăm sóc khách hàng hiện tại - Phối hợp thực hiện đơn hàng - Marketing, branding *Nhiệm vụ chi tiết:* **Trưởng phòng Sale:** - Lập kế hoạch sales tháng/quý/năm - Phân bổ target cho nhân viên - Training, coaching nhân viên - Xử lý khiếu nại lớn - Báo cáo cho Ban Giám đốc **Sale Senior (Key Accounts):** - Quản lý 10-15 khách hàng lớn (doanh thu >50.000 USD/năm) - Đàm phán hợp đồng dài hạn - Upsell, cross-sell - Visit khách hàng khi cần **Sale Executive:** - Xử lý inquiry từ Alibaba, website - Gửi báo giá, follow-up - Chăm sóc khách hàng SME - Đạt target tháng/quý **Marketing Executive:** - Quản lý website, SEO - Chạy Google Ads, LinkedIn Ads - Content creation (blog, video) - Quản lý social media *Quy trình làm việc:* ``` Inquiry → Qualify → Quote → Negotiate → Contract → Order → Follow-up → Reorder ``` *KPI:* | Chỉ tiêu | Target tháng | Target năm | |----------|--------------|------------| | Doanh thu | 300.000 USD | 3.600.000 USD | | Số đơn hàng | 8-10 | 100-120 | | Tỷ lệ chuyển đổi | 15% | 15% | | Số khách hàng mới | 3-4 | 40-50 | | Response time | <4 giờ | - | --- **PHÒNG LOGISTICS & CHỨNG TỪ (6 nhân sự)** *Sơ đồ:* ``` TRƯỞNG PHÒNG LOGISTICS (Mr. David Tran) │ ┌──────────────────┼──────────────────┐ │ │ │ Chứng từ Giao nhận Kho bãi (3 nhân viên) (2 nhân viên) (1 nhân viên) ``` *Biên chế:* | Vị trí | Số lượng | Mức lương (USD/tháng) | Yêu cầu | |--------|----------|----------------------|---------| | Trưởng phòng | 01 | 1,500-1,800 | 5+ năm logistics, chứng từ | | Chứng từ | 03 | 500-700 | Nghiệp vụ chứng từ, VNACCS | | Giao nhận | 02 | 450-600 | Kinh nghiệm forwarder | | Kho | 01 | 400-500 | Quản lý kho | *Chức năng:* - Làm thủ tục hải quan - Booking tàu, vận chuyển - Soạn thảo chứng từ xuất khẩu - Quản lý kho bãi - Phối hợp với forwarder *Nhiệm vụ chi tiết:* **Trưởng phòng Logistics:** - Lập kế hoạch vận chuyển tháng - Đàm phán giá với forwarder - Xử lý sự cố (delay, damage) - Training nhân viên **Nhân viên Chứng từ:** - Soạn Invoice, Packing List, C/O - Khai báo VNACCS/VCIS - Xin Health Certificate, Phytosanitary - Gửi chứng từ cho khách **Nhân viên Giao nhận:** - Booking tàu với forwarder - Theo dõi lịch tàu - Kéo container - Giao nhận hàng tại cảng **Nhân viên Kho:** - Nhập xuất tồn - Kiểm tra chất lượng - Đóng gói, dán nhãn - Báo cáo tồn kho *KPI:* | Chỉ tiêu | Target | |----------|--------| | Thời gian làm chứng từ | <2 ngày | | Tỷ lệ sai sót chứng từ | <2% | | Thời gian giao hàng | Đúng cam kết | | Chi phí logistics | <18% giá trị hàng | --- **PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH (4 nhân sự)** *Sơ đồ:* ``` TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN (Ms. Linda Pham) │ ┌──────────────────┼──────────────────┐ │ │ │ Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Thủ quỹ ``` *Chức năng:* - Hạch toán kế toán - Quản lý dòng tiền - Làm thủ tục thuế, hoàn thuế - Báo cáo tài chính *KPI:* - Báo cáo đúng hạn - Không sai sót thuế - Cash flow dương --- **PHÒNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ (3 nhân sự)** *Chức năng:* - Tuyển dụng, đào tạo - Quản lý hợp đồng lao động, BHXH - Quản lý văn phòng, tài sản - Tổ chức sự kiện #### c) Quy chế phối hợp giữa các phòng **Meeting định kỳ:** | Loại meeting | Tần suất | Thành phần | Thời lượng | |--------------|----------|------------|------------| | Daily standup | Hàng ngày | Từng phòng | 15 phút | | Weekly coordination | Hàng tuần | Trưởng phòng | 60 phút | | Monthly review | Hàng tháng | Toàn công ty | 120 phút | | Quarterly planning | Hàng quý | Ban Giám đốc + Trưởng phòng | 240 phút | **Quy trình phối hợp xử lý đơn hàng:** ``` Sale nhận order → Gửi cho Logistics → Logistics booking → Kho đóng hàng ↓ ↓ Kế toán xác nhận payment ← Chứng từ làm docs ← Giao hàng ra cảng ``` ### 1.1.4. Nguồn lực và năng lực của đơn vị #### a) Nguồn nhân lực **Tổng quan:** - **Tổng số nhân viên:** 25 người (tính đến 12/2025) - **Tỷ lệ giới tính:** Nam 40%, Nữ 60% - **Độ tuổi bình quân:** 28 tuổi - **Thâm niên bình quân:** 2.5 năm **Trình độ học vấn:** | Trình độ | Số lượng | Tỷ lệ | |----------|----------|-------| | Đại học | 18 | 72% | | Cao đẳng | 5 | 20% | | Trung cấp | 2 | 8% | **Chuyên môn:** | Chuyên ngành | Số lượng | Tỷ lệ | |--------------|----------|-------| | Ngoại thương | 10 | 40% | | Logistics | 5 | 20% | | Kế toán | 4 | 16% | | Marketing | 2 | 8% | | Khác | 4 | 16% | **Ngoại ngữ:** | Ngoại ngữ | Số người | Trình độ bình quân | |-----------|----------|-------------------| | Tiếng Anh | 25 | IELTS 6.0+ (100%) | | Tiếng Trung | 3 | HSK 4-5 | | Tiếng Nhật | 2 | JLPT N3-N2 | | Tiếng Hàn | 1 | TOPIK 3 | **Chính sách nhân sự:** - **Lương:** Cạnh tranh, review 6 tháng/lần - **Commission:** 1-2% doanh thu - **Thưởng:** Tháng 13, thưởng lễ, thưởng performance - **Đào tạo:** 2 buổi/tháng (nội bộ + external) - **Phúc lợi:** BHXH, BHYT, BHTN, khám sức khỏe, team building #### b) Cơ sở vật chất **Văn phòng:** - **Địa điểm:** Số 158 đường số 2, Khu đô thị Vạn Phúc - **Diện tích:** 200m² - **Thiết kế:** Open space, 2 phòng họp, 1 pantry - **Trang thiết bị:** - 15 máy tính (Dell, HP) - 5 máy in (Canon, HP) - 2 máy fax - 2 máy chiếu - Hệ thống LAN, WiFi - Máy lạnh, nước uống **Kho bãi:** - **Địa điểm:** Khu công nghiệp Tân Thới Hiệp, Quận 12 - **Diện tích:** 500m² - **Loại kho:** Kho lạnh, kiểm soát nhiệt độ 18-22°C, độ ẩm <60% - **Sức chứa:** 100 tấn hàng thành phẩm - **Thiết bị:** - 2 xe nâng tay - 5 kệ chứa hàng - Hệ thống PCCC - Camera 24/7 - Hệ thống kiểm soát độ ẩm **Phương tiện:** - 2 xe tải 1.5 tấn (giao hàng nội thành) - 1 xe 5 tấn (vận chuyển kho-cảng) **Phần mềm:** | Phần mềm | Mục đích | Chi phí/năm | |----------|----------|-------------| | SAP Business One | ERP | 15.000 USD | | HubSpot CRM | CRM | 0 USD (free tier) | | VNACCS/VCIS | Khai báo hải quan | 2.000 USD | | Microsoft 365 | Email, Office | 1.500 USD | | Canva Pro | Design | 120 USD | | Grammarly | Writing | 150 USD | #### c) Năng lực tài chính **Vốn:** - Vốn điều lệ: 2 tỷ đồng - Vốn vay ngân hàng: 10 tỷ đồng (hạn mức) - Vốn lưu động bình quân: 5 tỷ đồng **Kết quả hoạt động:** | Chỉ tiêu | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |----------|------|------|------|------| | Doanh thu (USD) | 800,000 | 2,500,000 | 3,800,000 | 5,200,000 | | Giá vốn (USD) | 600,000 | 1,875,000 | 2,774,000 | 3,744,000 | | Lợi nhuận gộp (USD) | 200,000 | 625,000 | 1,026,000 | 1,456,000 | | Chi phí hoạt động (USD) | 140,000 | 375,000 | 606,000 | 836,000 | | Lợi nhuận sau thuế (USD) | 60,000 | 250,000 | 420,000 | 620,000 | | Tỷ suất lợi nhuận (%) | 7.5% | 10.0% | 11.0% | 11.9% | **Các chỉ số tài chính quan trọng:** - **ROE (Return on Equity):** 25-30% - **ROA (Return on Assets):** 15-18% - **Current Ratio:** 1.5-2.0 - **Debt/Equity:** 0.5-0.7 - **Cash conversion cycle:** 45-60 ngày **Quan hệ ngân hàng:** | Ngân hàng | Hạn mức (tỷ VND) | Lãi suất | Mục đích | |-----------|------------------|----------|----------| | Vietcombank | 5 | 7-8%/năm | Vốn lưu động | | Techcombank | 3 | 7.5-8.5%/năm | Vốn lưu động | | Sacombank | 2 | 8-9%/năm | Tài trợ đơn hàng | #### d) Năng lực xuất khẩu **Sản lượng:** | Sản phẩm | 2023 | 2024 | 2025 | |----------|------|------|------| | Xoài sấy (tấn) | 120 | 180 | 265 | | Cà phê (tấn) | 80 | 120 | 165 | | Gia vị (tấn) | 40 | 60 | 85 | | Khác (tấn) | 30 | 45 | 60 | | **Tổng** | **270** | **405** | **575** | **Thị trường:** | Thị trường | 2023 | 2024 | 2025 | |------------|------|------|------| | UAE | 25% | 30% | 32% | | Mỹ | 20% | 25% | 26% | | EU | 20% | 22% | 25% | | Nhật | 15% | 12% | 10% | | Hàn | 10% | 8% | 7% | | Khác | 10% | 3% | 0% | **Chứng nhận:** | Chứng nhận | Năm đạt | Hiệu lực | Cơ quan cấp | |------------|---------|----------|-------------| | HACCP | 2023 | 3 năm | Quacert | | ISO 22000 | 2023 | 3 năm | Quacert | | FDA Registration | 2024 | Vĩnh viễn | FDA USA | | Halal | 2024 | 2 năm | MUI Indonesia | | Organic EU | 2025 | 1 năm | Control Union | | Organic USDA | 2025 | 1 năm | Ecocert | --- ## 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống Logistics ### 1.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh (Doanh thu, lợi nhuận qua các năm) #### a) Phân tích doanh thu chi tiết **Bảng 1.1: Doanh thu theo năm (2022-2025)** | Năm | Doanh thu (USD) | Tăng trưởng | Ghi chú | |-----|-----------------|-------------|---------| | 2022 | 800,000 | - | Năm đầu hoạt động | | 2023 | 2,500,000 | +212.5% | Mở rộng thị trường | | 2024 | 3,800,000 | +52.0% | Tăng trưởng ổn định | | 2025 | 5,200,000 | +36.8% | Đạt target 104% | **Phân tích:** - CAGR 2022-2025: 86.6% (rất cao) - Động lực tăng trưởng: Mở rộng thị trường, tăng sản lượng, giá bán cao hơn - Năm 2025 tăng trưởng chậm lại (36.8% vs 52%) do thị trường khó khăn hơn **Bảng 1.2: Doanh thu theo sản phẩm (2025)** | Sản phẩm | Doanh thu (USD) | Tỷ trọng | Tăng trưởng vs 2024 | |----------|-----------------|----------|---------------------| | Xoài sấy dẻo | 2,340,000 | 45% | +42% | | Cà phê | 1,300,000 | 25% | +35% | | Gia vị | 780,000 | 15% | +30% | | Sản phẩm sen | 520,000 | 10% | +28% | | Eco-friendly | 260,000 | 5% | +50% | | **Tổng** | **5,200,000** | **100%** | **+36.8%** | **Nhận xét:** - Xoài sấy vẫn là sản phẩm chủ lực (45%) - Eco-friendly tăng trưởng cao nhất (+50%) do xu hướng bền vững - Cà phê, gia vị tăng trưởng ổn định **Bảng 1.3: Doanh thu theo thị trường (2025)** | Thị trường | Doanh thu (USD) | Tỷ trọng | Tăng trưởng vs 2024 | |------------|-----------------|----------|---------------------| | UAE | 1,664,000 | 32% | +40% | | Mỹ | 1,352,000 | 26% | +38% | | EU (Đức, Pháp, Hà Lan) | 1,300,000 | 25% | +45% | | Nhật Bản | 520,000 | 10% | +20% | | Hàn Quốc | 364,000 | 7% | +25% | | **Tổng** | **5,200,000** | **100%** | **+36.8%** | **Nhận xét:** - UAE vẫn là thị trường lớn nhất (32%) - EU tăng trưởng cao nhất (+45%) nhờ chứng nhận Organic - Nhật, Hàn tăng trưởng chậm hơn do cạnh tranh từ Thái Lan #### b) Phân tích chi phí và lợi nhuận **Bảng 1.4: Cơ cấu chi phí (2025)** | Loại chi phí | Số tiền (USD) | Tỷ trọng | |--------------|---------------|----------| | Giá vốn hàng bán | 3,744,000 | 72% | | Chi phí logistics | 624,000 | 12% | | Chi phí nhân sự | 312,000 | 6% | | Chi phí marketing | 260,000 | 5% | | Chi phí văn phòng | 104,000 | 2% | | Chi phí khác | 156,000 | 3% | | **Tổng chi phí** | **4,580,000** | **100%** | **Biên lợi nhuận:** - Lợi nhuận gộp: 1,456,000 USD (28%) - Lợi nhuận hoạt động: 832,000 USD (16%) - Lợi nhuận sau thuế: 620,000 USD (11.9%) **So sánh với ngành:** | Chỉ tiêu | EXPAD | Trung bình ngành | Chênh lệch | |----------|-------|------------------|------------| | Biên lợi nhuận gộp | 28% | 25% | +3pp | | Biên lợi nhuận ròng | 11.9% | 9% | +2.9pp | | Chi phí logistics | 12% | 15% | -3pp | **Nhận xét:** - Biên lợi nhuận của EXPAD cao hơn trung bình ngành - Nhờ kiểm soát tốt chi phí logistics và giá vốn - Tuy nhiên, chi phí marketing còn thấp (5%) so với đối thủ (8-10%) #### c) Phân tích theo đơn hàng **Bảng 1.5: Thống kê đơn hàng (2025)** | Chỉ tiêu | 2025 | 2024 | Thay đổi | |----------|------|------|----------| | Tổng số đơn hàng | 145 | 95 | +52.6% | | Đơn hàng trung bình/tháng | 12 | 8 | +50% | | Giá trị đơn hàng bình quân | 35,862 USD | 40,000 USD | -10.3% | | Đơn hàng >50,000 USD | 35 | 20 | +75% | | Đơn hàng <10,000 USD | 45 | 35 | +28.6% | **Nhận xét:** - Số đơn hàng tăng mạnh (+52.6%) - Giá trị đơn hàng bình quân giảm (-10.3%) do tập trung vào khách hàng SME - Đơn hàng lớn (>50K) tăng 75% → chiến lược Key Accounts hiệu quả ### 1.2.2. Mô hình tổ chức logistics và phương thức vận chuyển chính #### a) Mô hình chuỗi cung ứng **Sơ đồ chuỗi cung ứng EXPAD:** ``` NHÀ CUNG CẤP → KHO THU MUA → KHO CÔNG TY → ĐÓNG GÓI → Cảng → KHÁCH HÀNG (ĐBSCL) (Đồng Tháp) (TP.HCM) (QC) (HCMC) (Quốc tế) │ │ │ │ │ │ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ Hợp tác xã Sơ chế ban đầu Lưu trữ Kiểm tra Booking Giao hàng Nhà máy Phân loại Đóng gói Chất lượng Vận chuyển ``` **Chi tiết từng khâu:** **Khâu 1: Thu mua nguyên liệu** - **Địa điểm:** Hợp tác xã tại Đồng Tháp, Tiền Giang, Vĩnh Long - **Số lượng nhà cung cấp:** 15 hợp tác xã - **Quy trình:** 1. Đặt hàng trước 2-3 tuần 2. Nông dân thu hoạch xoài tươi (độ chín 70-80%) 3. Vận chuyển về kho thu mua trong ngày 4. Sơ chế: rửa, gọt, cắt lát 5. Sấy tại nhà máy đối tác (nhiệt độ 60-65°C, 12-15 giờ) **Khâu 2: Vận chuyển về kho công ty** - **Phương tiện:** Xe tải 5 tấn, có thùng kín - **Tần suất:** 2-3 chuyến/tuần - **Thời gian:** 4-6 giờ (Đồng Tháp → TP.HCM) - **Chi phí:** 8-10 triệu đồng/chuyến **Khâu 3: Lưu kho và đóng gói** - **Điều kiện kho:** Nhiệt độ 18-22°C, độ ẩm <60% - **Thời gian lưu kho:** 3-7 ngày - **Quy trình đóng gói:** 1. Kiểm tra chất lượng (moisture, màu sắc, hương vị) 2. Đóng túi PE (inner bag) 3. Đóng thùng carton (outer carton) 4. Dán nhãn (product info, expiry date, batch number) 5. Pallet hóa **Khâu 4: Kiểm tra chất lượng (QC)** - **Tiêu chuẩn:** - Moisture: 18-20% - SO2: <30ppm - Màu sắc: Vàng tự nhiên - Hương vị: Đặc trưng, không lạ - Vi sinh: Đạt yêu cầu HACCP - **Tỷ lệ reject:** <1% **Khâu 5: Vận chuyển ra cảng** - **Cảng đi:** Cát Lái (90%), Hiệp Phước (10%) - **Phương tiện:** Xe container 20ft, 40ft - **Khoảng cách:** 15-20km - **Thời gian:** 1-2 giờ - **Chi phí:** 3-5 triệu đồng/container **Khâu 6: Xuất khẩu** - **Phương thức:** Đường biển (90%), đường hàng không (10%) - **Thời gian vận chuyển:** - UAE: 15-18 ngày - Mỹ (West Coast): 20-25 ngày - Mỹ (East Coast): 30-35 ngày - EU: 20-25 ngày - Nhật: 10-12 ngày - Hàn: 8-10 ngày #### b) Phương thức vận chuyển chi tiết **Đường biển (90% sản lượng):** | Tuyến | Thời gian | Tần suất | Hãng tàu | Cước phí (USD/TEU) | |-------|-----------|----------|----------|-------------------| | HCMC → Jebel Ali | 15-18 ngày | 3/tuần | Maersk, CMA CGM | 2,500-3,000 | | HCMC → LA/Long Beach | 20-25 ngày | 2/tuần | Evergreen, COSCO | 3,500-4,500 | | HCMC → Hamburg | 20-25 ngày | 2/tuần | Hapag-Lloyd, MSC | 3,000-3,500 | | HCMC → Tokyo | 10-12 ngày | 3/tuần | MOL, NYK | 1,500-2,000 | | HCMC → Busan | 8-10 ngày | 4/tuần | KMTC, Heung-A | 1,200-1,500 | **Đường hàng không (10% sản lượng):** | Tuyến | Thời gian | Tần suất | Hãng bay | Cước phí (USD/kg) | |-------|-----------|----------|----------|-------------------| | SGN → DXB | 8-10 giờ | Hàng ngày | Emirates | 4.5-5.5 | | SGN → LAX | 14-16 giờ | 3/tuần | Korean Air | 5.5-6.5 | | SGN → FRA | 12-14 giờ | 4/tuần | Lufthansa | 5.0-6.0 | | SGN → NRT | 5-6 giờ | Hàng ngày | Vietnam Airlines | 3.5-4.5 | **Lý do chọn đường biển:** - Chi phí thấp hơn 5-7 lần so với đường hàng không - Phù hợp với hàng không khẩn cấp, giá trị không quá cao - Có thể vận chuyển số lượng lớn **Lý do chọn đường hàng không:** - Thời gian nhanh (3-5 ngày door-to-door) - Phù hợp hàng mẫu, đơn hàng gấp - Hàng giá trị cao, khối lượng nhỏ #### c) Đối tác logistics **Forwarder chính:** | Forwarder | Quốc gia | Dịch vụ | Đánh giá | |-----------|----------|---------|----------| | DHL Global Forwarding | Đức | Air, Sea | 4.5/5 | | Kuehne+Nagel | Thụy Sĩ | Sea, Customs | 4.3/5 | | DB Schenker | Đức | Sea, Air | 4.4/5 | | GEODIS | Pháp | Sea, Air | 4.2/5 | | Local forwarder | Việt Nam | Customs, Trucking | 4.0/5 | **Hãng tàu chính:** | Hãng tàu | Quốc gia | Thị phần | Đánh giá | |----------|----------|----------|----------| | Maersk | Đan Mạch | 30% | 4.5/5 | | CMA CGM | Pháp | 25% | 4.3/5 | | COSCO | Trung Quốc | 20% | 4.0/5 | | Evergreen | Đài Loan | 15% | 4.2/5 | | Khác | - | 10% | - | **Hãng bay chính:** | Hãng bay | Quốc gia | Thị phần | Đánh giá | |----------|----------|----------|----------| | Vietnam Airlines Cargo | Việt Nam | 35% | 4.3/5 | | Korean Air Cargo | Hàn Quốc | 25% | 4.5/5 | | Emirates SkyCargo | UAE | 20% | 4.4/5 | | Cathay Cargo | Hồng Kông | 10% | 4.2/5 | | Khác | - | 10% | - | #### d) Chi phí logistics **Cơ cấu chi phí logistics (2025):** | Khoản mục | Số tiền (USD) | Tỷ trọng | |-----------|---------------|----------| | Cước vận chuyển biển | 374,400 | 60% | | Cước vận chuyển hàng không | 93,600 | 15% | | Thủ tục hải quan | 62,400 | 10% | | Vận chuyển nội địa | 49,920 | 8% | | Bảo hiểm | 24,960 | 4% | | Khác | 18,720 | 3% | | **Tổng** | **624,000** | **100%** | **Chi phí logistics theo thị trường:** | Thị trường | % Giá trị hàng | Ghi chú | |------------|----------------|---------| | UAE | 10-12% | Gần, cước thấp | | Mỹ | 15-18% | Xa, cước cao | | EU | 14-16% | Cước trung bình | | Nhật | 8-10% | Gần, volume cao | | Hàn | 7-9% | Gần nhất | ### 1.2.3. Thị trường xuất khẩu mục tiêu của EXPAD #### a) Thị trường hiện tại **Bảng 1.6: Chi tiết thị trường xuất khẩu (2025)** | STT | Thị trường | Doanh thu (USD) | Sản phẩm chính | Số khách hàng | |-----|------------|-----------------|----------------|---------------| | 1 | UAE | 1,664,000 | Xoài sấy, chà là | 12 | | 2 | Mỹ | 1,352,000 | Xoài sấy, cà phê | 10 | | 3 | Đức | 650,000 | Xoài organic, gia vị | 6 | | 4 | Pháp | 390,000 | Xoài organic, sen | 4 | | 5 | Hà Lan | 260,000 | Gia vị, cà phê | 3 | | 6 | Nhật Bản | 520,000 | Xoài cao cấp, sen | 5 | | 7 | Hàn Quốc | 364,000 | Trái cây hỗn hợp | 4 | | 8 | Saudi Arabia | 208,000 | Xoài sấy, chà là | 2 | | 9 | Đài Loan | 104,000 | Hạt sen, trà | 2 | | 10 | Úc | 68,000 | Cà phê, gia vị | 1 | | **Tổng** | **5,200,000** | | **49** | #### b) Phân tích từng thị trường chính **THỊ TRƯỜNG UAE (32% doanh thu)** *Đặc điểm:* - Thị trường lớn nhất của EXPAD - Nhu cầu cao quanh năm (đặc biệt Ramadan) - Ưu tiên hàng halal, chất lượng cao - Thanh toán nhanh, ít rủi ro *Khách hàng chính:* | Khách hàng | Doanh thu 2025 | Sản phẩm | Hợp đồng | |------------|----------------|----------|----------| | Al-Futtaim Foods | 520,000 | Xoài sấy | Dài hạn 2 năm | | ABC Trading FZE | 380,000 | Xoài, chà là | Spot + contract | | Emirates Food Corp | 290,000 | Gia vị, cà phê | Dài hạn 1 năm | | Khác | 474,000 | Đa dạng | Spot | *Yêu cầu thị trường:* - Halal certification (bắt buộc) - Bao bì tiếng Anh + Arabic - Shelf life tối thiểu 12 tháng - MOQ: 500kg *Giá bán bình quân:* 9.0-9.5 USD/kg (CIF Jebel Ali) --- **THỊ TRƯỜNG MỸ (26% doanh thu)** *Đặc điểm:* - Thị trường khó tính nhưng giá cao - Yêu cầu FDA registration - Xu hướng organic, natural - Cạnh tranh với Thái Lan, Philippines *Khách hàng chính:* | Khách hàng | Doanh thu 2025 | Sản phẩm | Hợp đồng | |------------|----------------|----------|----------| | Natural Foods Inc | 420,000 | Xoài organic | Dài hạn 3 năm | | Asian Food Distributors | 350,000 | Xoài, cà phê | Spot + contract | | Whole Foods supplier | 282,000 | Xoài không đường | Dài hạn 2 năm | | Khác | 300,000 | Đa dạng | Spot | *Yêu cầu thị trường:* - FDA registration (bắt buộc) - Organic certification (USDA) - Non-GMO verification - Bao bì tuân thủ FDA labeling - MOQ: 1,000kg *Giá bán bình quân:* 9.5-10.5 USD/kg (CIF LA) --- **THỊ TRƯỜNG EU (25% doanh thu)** *Đặc điểm:* - Yêu cầu cao về chất lượng, chứng nhận - Xu hướng bền vững, fair trade - Giá cao nhất trong các thị trường - Thủ tục nhập khẩu phức tạp *Khách hàng chính:* | Khách hàng | Quốc gia | Doanh thu 2025 | Sản phẩm | |------------|----------|----------------|----------| | BioFood GmbH | Đức | 320,000 | Xoài organic | | Naturalia | Pháp | 240,000 | Xoài, sen | | Ekoplaza | Hà Lan | 180,000 | Gia vị, cà phê | | Khác | - | 560,000 | Đa dạng | *Yêu cầu thị trường:* - Organic certification (EU) - BRC Food Safety - No SO2 hoặc <10ppm - Bao bì recyclable - Truy xuất nguồn gốc - MOQ: 500kg *Giá bán bình quân:* 10.0-11.5 USD/kg (CIF Hamburg) --- **THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN (10% doanh thu)** *Đặc điểm:* - Chất lượng cực kỳ khắt khe - Bao bì phải đẹp, tinh tế - Giá cao, volume ổn định - Quan hệ lâu dài *Yêu cầu thị trường:* - JAS Organic (nếu organic) - Kiểm dịch nghiêm ngặt - Bao bì tiếng Nhật - Độ đồng đều cao - MOQ: 300kg *Giá bán bình quân:* 11.0-12.0 USD/kg (CIF Tokyo) --- **THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC (7% doanh thu)** *Đặc điểm:* - Tăng trưởng nhanh - Ưa chuộng hàng Việt Nam - Cạnh tranh với Thái Lan *Yêu cầu thị trường:* - Kiểm dịch - Bao bì tiếng Hàn - HACCP - MOQ: 500kg *Giá bán bình quân:* 9.5-10.5 USD/kg (CIF Busan) #### c) Thị trường mục tiêu tương lai **Ngắn hạn (2026-2027):** | Thị trường | Tiềm năng | Thách thức | Kế hoạch | |------------|-----------|------------|----------| | Trung Quốc | Rất lớn | Kiểm dịch khó | Xin code xuất khẩu | | Ấn Độ | Lớn, tăng trưởng | Giá thấp | Tập trung premium | | Nga | Phục hồi | Thanh toán | Tìm đối tác local | **Dài hạn (2028-2030):** | Thị trường | Tiềm năng | Thách thức | Kế hoạch | |------------|-----------|------------|----------| | Canada | Cao | Cạnh tranh | Qua distributor | | Mexico | Trung bình | Khoảng cách | Hợp tác local | | ASEAN | Gần | Thuế 0% | Tận dụng ATIGA | #### d) Chiến lược phát triển thị trường **Chiến lược 1: Thâm nhập sâu thị trường hiện tại** - Tăng share of wallet từ khách hàng hiện tại - Cross-sell sản phẩm mới - Chuyển từ spot sang contract dài hạn **Chiến lược 2: Mở rộng thị trường mới** - Ưu tiên: Trung Quốc, Ấn Độ - Đầu tư chứng nhận phù hợp - Tìm distributor local **Chiến lược 3: Đa dạng hóa kênh** - B2B platforms: 50% - Direct sales: 30% - Distributor: 20% --- ## KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Chương 1 đã cung cấp cái nhìn toàn diện về Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD, từ thông tin pháp lý, lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức đến hoạt động kinh doanh và hệ thống logistics. **Những điểm nổi bật:** 1. EXPAD là doanh nghiệp trẻ (thành lập 2022) nhưng tăng trưởng ấn tượng (CAGR 86.6%) 2. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt với 25 nhân sự 3. Xoài sấy dẻo là sản phẩm chủ lực (45% doanh thu) 4. UAE, Mỹ, EU là 3 thị trường chính (83% doanh thu) 5. Hệ thống logistics được tối ưu, chi phí thấp hơn trung bình ngành **Hạn chế:** 1. Phụ thuộc vào một số thị trường chính 2. Chi phí marketing còn thấp 3. Chứng nhận cao cấp còn hạn chế Đây là cơ sở để phân tích chi tiết quy trình bán hàng xuất khẩu tại Chương 2. --- # CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY EXPAD ## 2.1. Cơ sở lý luận về quy trình bán hàng xuất khẩu ### 2.1.1. Khái niệm và vai trò của quy trình bán hàng xuất khẩu **Khái niệm:** Quy trình bán hàng xuất khẩu là chuỗi các hoạt động có trình tự, logic mà doanh nghiệp thực hiện để đưa hàng hóa từ người sản xuất trong nước đến người mua ở nước ngoài, bao gồm từ khâu tìm kiếm khách hàng, đàm phán, ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng, giao hàng và thanh toán [citation:3]. **Vai trò:** - **Đối với doanh nghiệp:** Đảm bảo hoạt động xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh - **Đối với khách hàng:** Đảm bảo nhận hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian - **Đối với nền kinh tế:** Góp phần tăng kim ngạch xuất khẩu, tạo việc làm, phát triển ngành hàng ### 2.1.2. Quy trình bán hàng xuất khẩu chuẩn quốc tế Theo thông lệ quốc tế, quy trình bán hàng xuất khẩu thường gồm 8 bước chính: ``` Bước 1: Nghiên cứu thị trường → Bước 2: Tìm kiếm khách hàng → Bước 3: Chào hàng ↓ ↓ Bước 8: Khiếu nại, giải quyết ← Bước 7: Thanh toán ← Bước 6: Giao hàng ↓ ↓ ← Bước 5: Làm chứng từ ← Bước 4: Đàm phán, ký hợp đồng ``` **Chi tiết từng bước:** **Bước 1: Nghiên cứu thị trường** - Phân tích thị trường mục tiêu (quy mô, xu hướng, đối thủ) - Xác định phân khúc khách hàng - Đánh giá rào cản thị trường (thuế, chứng nhận, văn hóa) **Bước 2: Tìm kiếm khách hàng** - Kênh online: Alibaba, Google, LinkedIn, trade shows virtual - Kênh offline: Hội chợ quốc tế, thương vụ, referral - Screening và qualify khách hàng tiềm năng **Bước 3: Chào hàng (Quotation)** - Gửi catalog, price list - Báo giá chi tiết (FOB, CIF, CFR) - Gửi mẫu (sample) nếu cần **Bước 4: Đàm phán và ký hợp đồng** - Đàm phán giá, điều khoản thanh toán, giao hàng - Soạn thảo Sales Contract/Proforma Invoice - Ký kết và xác nhận order **Bước 5: Làm chứng từ** - Commercial Invoice - Packing List - Certificate of Origin (C/O) - Health Certificate, Phytosanitary - Bill of Lading/Airway Bill - Insurance Certificate **Bước 6: Giao hàng** - Booking tàu/máy bay - Đóng container - Vận chuyển ra cảng - Làm thủ tục hải quan - Giao hàng lên tàu/máy bay **Bước 7: Thanh toán** - Kiểm tra chứng từ - Xuất trình chứng từ cho ngân hàng (L/C) - Nhận payment (T/T, L/C, D/P, D/A) - Hạch toán kế toán **Bước 8: Khiếu nại và giải quyết (nếu có)** - Tiếp nhận khiếu nại - Điều tra nguyên nhân - Đề xuất giải pháp (compensation, replacement, discount) - Rút kinh nghiệm ### 2.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quy trình bán hàng xuất khẩu **Yếu tố bên trong:** - Năng lực nhân sự (ngoại ngữ, nghiệp vụ) - Hệ thống công nghệ (CRM, ERP) - Quy trình nội bộ (phối hợp giữa các phòng) - Tài chính (vốn lưu động, hạn mức tín dụng) **Yếu tố bên ngoài:** - Biến động tỷ giá - Chi phí logistics - Rào cản thương mại - Cạnh tranh từ đối thủ - Tình hình kinh tế thế giới --- ## 2.2. Thực trạng quy trình bán hàng xuất khẩu tại EXPAD ### 2.2.1. Mô tả chi tiết quy trình hiện tại #### a) Sơ đồ quy trình tổng thể ``` ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ QUY TRÌNH BÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI EXPAD │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌──────────────┐ │ 1. Tìm kiếm │ │ khách hàng │ └──────┬───────┘ │ ▼ ┌──────────────┐ │ 2. Tiếp nhận │ │ inquiry │ └──────┬───────┘ │ ▼ ┌──────────────┐ │ 3. Báo giá │──────────────────┐ │ (Quotation) │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 4. Gửi mẫu │◄─────────────────┘ │ (Sample) │ (Nếu khách yêu cầu) └──────┬───────┘ │ ▼ ┌──────────────┐ │ 5. Đàm phán │─────────────┐ │ & Chốt deal │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 6. Ký hợp │ │ │ đồng/PI │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 7. Xác nhận │ │ │ thanh toán │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 8. Chuẩn bị │ │ │ hàng hóa │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 9. Booking │ │ │ vận chuyển │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 10. Làm │ │ │ chứng từ │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 11. Thông │ │ │ quan │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 12. Giao │ │ │ hàng │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 13. Xuất trình│ │ │ chứng từ │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 14. Nhận │ │ │ thanh toán │ │ └──────┬───────┘ │ │ │ ▼ │ ┌──────────────┐ │ │ 15. Follow-up│─────────────┘ │ & Reorder │ (Vòng lặp) └──────────────┘ ``` #### b) Chi tiết từng bước **BƯỚC 1: TÌM KIẾM KHÁCH HÀNG** *Thời gian:* Liên tục *Người phụ trách:* Sale Executive, Marketing Executive **Kênh tìm kiếm chính:** | Kênh | Tỷ lệ thành công | Chi phí | Ghi chú | |------|------------------|---------|---------| | Alibaba | 45% | 15.000 USD/năm | Kênh chính, hiệu quả nhất | | Website + SEO | 20% | 5.000 USD/năm | Dài hạn, bền vững | | Google Ads | 15% | 3.000 USD/tháng | Ngắn hạn, chi phí cao | | Hội chợ quốc tế | 10% | 20.000-50.000 USD/event | Hiệu quả nhưng đắt | | Referral | 7% | 0 USD | Uy tín, tỷ lệ chốt cao | | LinkedIn | 3% | 500 USD/tháng | Tiềm năng, chưa khai thác hết | **Quy trình trên Alibaba:** 1. Đăng ký Gold Supplier (15.000 USD/năm) 2. Đăng sản phẩm với hình ảnh, mô tả chi tiết 3. Chờ inquiry từ khách hàng 4. Phản hồi trong vòng 4 giờ (target) 5. Qualify khách hàng (serious vs. fishing) **Số liệu 2025:** - Tổng inquiry nhận được: 850 - Inquiry qualified: 340 (40%) - Gửi báo giá: 340 - Gửi mẫu: 120 - Chốt deal: 52 (15.3% conversion rate) --- **BƯỚC 2: TIẾP NHẬN INQUIRY** *Thời gian:* <4 giờ phản hồi *Người phụ trách:* Sale Executive **Mẫu inquiry điển hình:** ``` From: Ahmed Al-Rashid To: sales@expad.com.vn Subject: Inquiry for Dried Mango Slices Dear Sir/Madam, We are Al-Futtaim Foods, a leading food distributor in UAE. We are interested in your dried mango slices. Please provide: - FOB price for 5 tons, 10kg/carton - Specifications (moisture, SO2, shelf life) - Lead time - Payment terms Best regards, Ahmed ``` **Quy trình xử lý inquiry:** 1. Đọc và phân tích yêu cầu 2. Kiểm tra khả năng đáp ứng (sản phẩm, số lượng, thời gian) 3. Phân loại khách hàng (A, B, C) 4. Reply với báo giá sơ bộ 5. Follow-up sau 2-3 ngày **Phân loại khách hàng:** | Loại | Đặc điểm | Priority | |------|----------|----------| | A | Có công ty rõ ràng, volume lớn, thanh toán tốt | High | | B | Công ty nhỏ, volume trung bình | Medium | | C | Không rõ thông tin, volume nhỏ, giá rẻ | Low | --- **BƯỚC 3: BÁO GIÁ (QUOTATION)** *Thời gian:* 4-24 giờ sau inquiry *Người phụ trách:* Sale Executive, Trưởng phòng Sale (duyệt giá) **Mẫu báo giá chi tiết:** ``` EXPAD IMPORT AND EXPORT COMPANY LIMITED QUOTATION Date: 15/11/2025 Quotation No: EXPAD-QT-2025-089 Valid until: 30/11/2025 To: Al-Futtaim Foods LLC, Dubai, UAE Product: Dried Mango Slices (Natural, No Sugar Added) Specifications: - Moisture: 18-20% - SO2: <30ppm - Size: 15-20mm slices - Color: Natural yellow - Shelf life: 18 months - Packaging: 10kg/carton (inner PE bag + outer carton) Quantity: 5,000 kg (5 tons) Price: USD 9.20/kg CIF Jebel Ali, Dubai Total Amount: USD 46,000 Payment Terms: 30% advance T/T, 70% against copy of B/L Lead Time: 15-20 days after payment Port of Loading: Ho Chi Minh City, Vietnam Port of Discharge: Jebel Ali, Dubai Documents provided: - Commercial Invoice - Packing List - Bill of Lading - Certificate of Origin (Form A) - Health Certificate - Phytosanitary Certificate Best regards, Gina Nguyen Sales Manager EXPAD Import & Export ``` **Cơ cấu giá:** | Khoản mục | Số tiền (USD/kg) | Tỷ lệ | |-----------|------------------|-------| | Giá mua từ nhà máy | 6.50 | 70.7% | | Đóng gói, nhãn mác | 0.50 | 5.4% | | Vận chuyển nội địa | 0.30 | 3.3% | | Thủ tục hải quan | 0.20 | 2.2% | | Cước biển | 0.60 | 6.5% | | Bảo hiểm | 0.10 | 1.1% | | Chi phí khác | 0.20 | 2.2% | | Lợi nhuận | 0.80 | 8.7% | | **Giá CIF** | **9.20** | **100%** | **Chính sách giá:** - Giá niêm yết trên Alibaba: 9.5-10.0 USD/kg - Giá cho khách hàng mới: 9.2-9.5 USD/kg - Giá cho khách hàng thân thiết: 8.8-9.2 USD/kg - Giá cho đơn hàng lớn (>10 tấn): 8.5-9.0 USD/kg --- **BƯỚC 4: GỬI MẪU (SAMPLE)** *Thời gian:* 3-5 ngày *Chi phí:* 50-100 USD/mẫu (free nếu khách hàng serious) *Người phụ trách:* Sale Executive **Quy trình gửi mẫu:** 1. Khách hàng yêu cầu mẫu (thường sau khi nhận báo giá) 2. Sale xác nhận địa chỉ, thông tin người nhận 3. Chuẩn bị mẫu (200-500g) 4. Đóng gói, dán nhãn 5. Gửi qua DHL/FedEx (3-5 ngày) 6. Cung cấp tracking number 7. Follow-up khi khách nhận mẫu **Lưu ý:** - Mẫu phải đại diện cho hàng sản xuất hàng loạt - Kèm theo spec sheet, catalog - Free sample cho khách hàng qualified - Khách hàng trả phí ship (thường 50-80 USD) **Tỷ lệ chuyển đổi sau gửi mẫu:** 40-50% --- **BƯỚC 5: ĐÀM PHÁN VÀ CHỐT DEAL** *Thời gian:* 3-14 ngày *Người phụ trách:* Sale Executive, Trưởng phòng Sale **Các nội dung đàm phán chính:** | Nội dung | Vị trí EXPAD | Khách hàng thường yêu cầu | Kết quả đàm phán | |----------|--------------|---------------------------|------------------| | Giá | 9.20 USD/kg | 8.50-8.80 USD/kg | 8.90-9.10 USD/kg | | Thanh toán | 30% advance, 70% copy B/L | 20% advance, 80% L/C | 30/70 T/T hoặc L/C | | Lead time | 15-20 ngày | 10-15 ngày | 15 ngày | | Packaging | 10kg/carton | 5kg/carton | 10kg hoặc 5kg | | Chứng từ | Form A | Form EUR.1 | Tùy thị trường | **Kỹ thuật đàm phán của EXPAD:** - Không giảm giá ngay, đề xuất volume cao hơn - Offer free sample cho đơn hàng tiếp theo - Chia sẻ chi phí thật (cost breakdown) để giải thích giá - Nhấn mạnh chất lượng, chứng nhận, uy tín **Case study: Đàm phán với Natural Foods Inc (Mỹ)** ``` Ngày 1: Khách yêu cầu giá 8.50 USD/kg cho 10 tấn Ngày 2: Sale reply: 9.20 USD/kg (giá tốt nhất cho quality này) Ngày 4: Khách counter: 8.70 USD/kg, payment 50% advance Ngày 5: Sale consult trưởng phòng, offer 8.90 USD/kg, 30/70 Ngày 7: Khách accept, yêu cầu gửi PI → Deal closed sau 7 ngày đàm phán ``` --- **BƯỚC 6: KÝ HỢP ĐỒNG/PROFORMA INVOICE** *Thời gian:* 1-2 ngày *Người phụ trách:* Sale Executive, Kế toán **Proforma Invoice (PI) gồm:** - Thông tin người bán, người mua - Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá - Tổng giá trị hợp đồng - Điều khoản thanh toán - Thời gian giao hàng - Cảng đi, cảng đến - Điều kiện Incoterms (FOB, CIF, CFR) - Chữ ký hai bên **Sales Contract (cho đơn hàng lớn >50.000 USD):** - Chi tiết hơn PI - Điều khoản pháp lý đầy đủ - Penalty clause (phạt delay, chất lượng kém) - Force majeure - Dispute resolution **Quy trình:** 1. Sale soạn PI/Contract 2. Trưởng phòng duyệt 3. Gửi khách ký 4. Khách ký và gửi lại 5. Lưu hồ sơ --- **BƯỚC 7: XÁC NHẬN THANH TOÁN** *Thời gian:* 1-7 ngày (tùy phương thức) *Người phụ trách:* Kế toán, Sale **Phương thức thanh toán tại EXPAD:** | Phương thức | Tỷ lệ sử dụng | Ưu điểm | Nhược điểm | |-------------|---------------|---------|------------| | T/T 30/70 | 60% | Nhanh, đơn giản | Rủi ro cho khách | | L/C at sight | 25% | An toàn cho cả hai | Phí cao, phức tạp | | T/T 100% advance | 10% | Tốt nhất cho seller | Khách khó accept | | D/P | 5% | Cân bằng rủi ro | Ít dùng | **Quy trình nhận payment:** 1. Khách chuyển tiền theo PI 2. Kế toán kiểm tra tài khoản 3. Xác nhận với Sale 4. Sale thông báo cho khách 5. Bắt đầu chuẩn bị hàng --- **BƯỚC 8: CHUẨN BỊ HÀNG HÓA** *Thời gian:* 7-15 ngày *Người phụ trách:* Sale, Kho, QC **Quy trình:** 1. Sale gửi Production Order cho Kho 2. Kho kiểm tra tồn, đặt hàng nhà máy nếu cần 3. Nhà máy sản xuất (7-10 ngày) 4. Hàng về kho EXPAD 5. QC kiểm tra (moisture, màu sắc, hương vị, vi sinh) 6. Đóng gói, dán nhãn 7. Pallet hóa, quấn màng 8. Chụp ảnh hàng hóa gửi khách **Kiểm tra chất lượng:** | Chỉ tiêu | Tiêu chuẩn | Phương pháp | |----------|------------|-------------| | Moisture | 18-20% | Moisture meter | | SO2 | <30ppm | Test kit | | Màu sắc | Vàng tự nhiên | Visual | | Hương vị | Đặc trưng, không lạ | Sensory | | Tạp chất | <0.1% | Visual | | Vi sinh | Đạt HACCP | Lab test | --- **BƯỚC 9: BOOKING VẬN CHUYỂN** *Thời gian:* 3-5 ngày trước khi giao hàng *Người phụ trách:* Logistics Executive **Quy trình booking:** 1. Sale gửi Shipping Instruction cho Logistics 2. Logistics contact forwarder (DHL, Kuehne+Nagel, DB Schenker) 3. Nhận booking confirmation 4. Xác nhận lịch tàu với khách 5. Chuẩn bị container **Thông tin booking:** - Loại container: 20ft (28-30 tấn), 40ft (55-60 tấn) - Loại hàng: Dry container (hàng khô) - Nhiệt độ: Không yêu cầu (hàng ambient) - Số lượng: 1-5 container tùy đơn hàng --- **BƯỚC 10: LÀM CHỨNG TỪ** *Thời gian:* 2-3 ngày *Người phụ trách:* Documentation Executive **Bộ chứng từ xuất khẩu gồm:** | Chứng từ | Số lượng | Người cấp | Thời gian | |----------|----------|-----------|-----------| | Commercial Invoice | 3 bản gốc | EXPAD | 1 ngày | | Packing List | 3 bản gốc | EXPAD | 1 ngày | | Bill of Lading | 3 bản gốc | Shipping line | 1 ngày | | Certificate of Origin | 1 bản gốc | VCCI | 1-2 ngày | | Health Certificate | 1 bản gốc | Quarantine | 2-3 ngày | | Phytosanitary | 1 bản gốc | Plant Protection | 2-3 ngày | | Insurance Certificate | 1 bản gốc | Insurance company | 1 ngày | **Quy trình làm C/O:** 1. Khai báo trên hệ thống e-CO của VCCI 2. Upload chứng từ (Invoice, Packing List, Bill of Lading) 3. Nộp phí (50.000 VND/bộ) 4. Nhận C/O bản điện tử 5. In bản gốc, đóng dấu **Lưu ý:** - C/O Form A: Cho các nước ưu đãi thuế (EU, Nhật, Hàn) - C/O Form B: Cho các nước ASEAN - C/O thường: Cho các nước khác (UAE, Mỹ) --- **BƯỚC 11: THÔNG QUAN** *Thời gian:* 1-2 ngày *Người phụ trách:* Logistics Executive **Quy trình khai báo hải quan:** 1. Khai báo trên VNACCS/VCIS 2. Upload chứng từ 3. Nhận kết quả phân luồng: - Luồng xanh: Miễn kiểm tra, thông quan ngay - Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ - Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa 4. Nộp thuế (nếu có) 5. Nhận Quyết định thông quan **Hồ sơ hải quan:** - Tờ khai hải quan - Commercial Invoice - Packing List - Bill of Lading - Sales Contract - C/O (nếu có) **Chi phí thông quan:** 500.000 - 1.000.000 VND/lô --- **BƯỚC 12: GIAO HÀNG** *Thời gian:* 1 ngày *Người phụ trách:* Logistics Executive **Quy trình:** 1. Kéo container từ cảng về kho 2. Đóng hàng vào container (stuffing) 3. Niêm phong container (seal) 4. Kéo container ra cảng 5. Hàng lên tàu 6. Nhận Bill of Lading **Lưu ý:** - Chụp ảnh container trước khi đóng hàng - Chụp ảnh seal number - Kiểm tra container (sạch, khô, không mùi) --- **BƯỚC 13: XUẤT TRÌNH CHỨNG TỪ** *Thời gian:* 1-3 ngày sau khi tàu chạy *Người phụ trách:* Documentation Executive **Đối với T/T:** 1. Scan toàn bộ chứng từ 2. Gửi email cho khách 3. Khách chuyển 70% còn lại 4. Gửi bản gốc qua DHL/FedEx **Đối với L/C:** 1. Tập hợp chứng từ theo yêu cầu L/C 2. Xuất trình cho ngân hàng 3. Ngân hàng kiểm tra 4. Chuyển chứng từ cho ngân hàng khách 5. Khách nhận chứng từ, thanh toán **Lưu ý:** - Chứng từ phải khớp 100% với L/C - Sai sót nhỏ cũng có thể bị từ chối thanh toán - Thời gian xuất trình: Trong vòng 21 ngày sau khi giao hàng --- **BƯỚC 14: NHẬN THANH TOÁN** *Thời gian:* 3-7 ngày sau khi xuất trình chứng từ *Người phụ trách:* Kế toán **Quy trình:** 1. Ngân hàng báo có tiền 2. Kế toán kiểm tra số tiền 3. Thông báo cho Sale 4. Sale thông báo cho khách 5. Hạch toán kế toán 6. Đóng sổ đơn hàng **Xử lý chênh lệch tỷ giá:** - Tỷ giá ghi nhận: Tỷ giá ngày nhận tiền - Chênh lệch so với tỷ giá báo giá: Hạch toán vào chi phí hoặc thu nhập --- **BƯỚC 15: FOLLOW-UP VÀ REORDER** *Thời gian:* Liên tục *Người phụ trách:* Sale Executive **Quy trình:** 1. Hỏi thăm khách sau khi nhận hàng (7-10 ngày) 2. Thu thập feedback (chất lượng, bao bì, thời gian) 3. Xử lý khiếu nại (nếu có) 4. Gửi catalog sản phẩm mới 5. Đề xuất đơn hàng tiếp theo 6. Offer discount cho reorder **Email follow-up mẫu:** ``` Dear Ahmed, Hope you are well. We would like to follow up on the shipment of dried mango (5 tons) that arrived at Jebel Ali on [date]. Could you please share your feedback on: - Product quality - Packaging condition - Overall satisfaction Your feedback is very important for us to improve. Also, we have new products: freeze-dried mango, mango powder. Attached is the catalog for your reference. Looking forward to your next order! Best regards, Gina ``` **Tỷ lệ reorder:** 65-70% (khách hàng hài lòng) --- ### 2.2.2. Phân tích kết quả hoạt động bán hàng 2024-2025 #### a) Chỉ số hiệu suất bán hàng (Sales KPIs) **Bảng 2.1: KPIs bán hàng 2024-2025** | Chỉ số | 2024 | 2025 | Thay đổi | Target 2025 | Đạt được | |--------|------|------|----------|-------------|----------| | Doanh thu (USD) | 3,800,000 | 5,200,000 | +36.8% | 5,000,000 | 104% | | Số đơn hàng | 95 | 145 | +52.6% | 120 | 121% | | Khách hàng mới | 35 | 52 | +48.6% | 45 | 116% | | Tỷ lệ chuyển đổi | 12% | 15.3% | +3.3pp | 15% | 102% | | Response time | 6 giờ | 3.5 giờ | -42% | <4 giờ | Đạt | | Giá trị đơn hàng TB | 40,000 USD | 35,862 USD | -10.3% | 38,000 USD | 94% | | Tỷ lệ reorder | 58% | 68% | +10pp | 65% | 105% | | Tỷ lệ khiếu nại | 3.2% | 2.1% | -1.1pp | <3% | Đạt | **Nhận xét:** - Hầu hết KPIs đều đạt hoặc vượt target - Doanh thu tăng mạnh (+36.8%) - Số đơn hàng tăng nhiều hơn doanh thu → giá trị đơn hàng giảm - Tỷ lệ chuyển đổi cải thiện đáng kể (12% → 15.3%) - Response time cải thiện nhờ quy trình rõ ràng hơn - Tỷ lệ reorder tăng → khách hàng hài lòng #### b) Phân tích theo nhân viên **Bảng 2.2: Performance nhân viên Sale 2025** | Nhân viên | Doanh thu (USD) | Số đơn | Khách mới | Tỷ lệ chuyển đổi | Ranking | |-----------|-----------------|--------|-----------|------------------|---------| | Finn (Senior) | 1,450,000 | 28 | 8 | 22% | 1 | | Sale Exec 1 | 980,000 | 25 | 12 | 18% | 2 | | Sale Exec 2 | 890,000 | 24 | 10 | 16% | 3 | | Sale Exec 3 | 750,000 | 22 | 9 | 14% | 4 | | Sale Exec 4 | 680,000 | 26 | 8 | 12% | 5 | | Sale Exec 5 | 450,000 | 20 | 5 | 10% | 6 | | **Tổng** | **5,200,000** | **145** | **52** | **15.3%** | | **Nhận xét:** - Chênh lệch performance giữa các nhân viên khá lớn - Finn (Senior) đạt cao nhất nhờ quản lý key accounts - Nhân viên mới (Exec 5) cần training thêm #### c) Phân tích theo kênh **Bảng 2.3: Hiệu quả theo kênh bán hàng 2025** | Kênh | Inquiry | Qualified | Báo giá | Mẫu | Deal | Conversion | Doanh thu (USD) | |------|---------|-----------|---------|-----|------|------------|-----------------| | Alibaba | 520 | 210 | 210 | 85 | 32 | 15.2% | 2,340,000 | | Website | 180 | 72 | 72 | 25 | 11 | 15.3% | 1,040,000 | | Google Ads | 90 | 36 | 36 | 8 | 5 | 13.9% | 520,000 | | Hội chợ | 40 | 16 | 16 | 2 | 3 | 18.8% | 780,000 | | Referral | 20 | 6 | 6 | 0 | 1 | 16.7% | 520,000 | | **Tổng** | **850** | **340** | **340** | **120** | **52** | **15.3%** | **5,200,000** | **Nhận xét:** - Alibaba vẫn là kênh hiệu quả nhất (45% doanh thu) - Hội chợ có conversion cao nhất (18.8%) nhưng chi phí cao - Website đang phát triển tốt, chi phí thấp - Referral có conversion cao nhưng volume thấp #### d) Phân tích theo thị trường **Bảng 2.4: Hiệu quả theo thị trường 2025** | Thị trường | Số khách | Số đơn | Doanh thu (USD) | Giá TB (USD/kg) | Profit margin | |------------|----------|--------|-----------------|-----------------|---------------| | UAE | 12 | 48 | 1,664,000 | 9.20 | 12% | | Mỹ | 10 | 38 | 1,352,000 | 9.80 | 13% | | EU | 13 | 36 | 1,300,000 | 10.50 | 15% | | Nhật | 5 | 12 | 520,000 | 11.20 | 14% | | Hàn | 4 | 8 | 364,000 | 10.00 | 13% | | Khác | 5 | 3 | 0 | - | - | **Nhận xét:** - EU có giá bán cao nhất (10.50 USD/kg) và profit margin cao nhất (15%) - UAE có volume lớn nhất nhưng giá thấp hơn - Nhật giá cao nhưng volume thấp --- ### 2.2.3. Đánh giá SWOT quy trình bán hàng hiện tại #### a) Điểm mạnh (Strengths) | STT | Điểm mạnh | Minh chứng | |-----|-----------|------------| | 1 | Quy trình rõ ràng, văn bản hóa | SOP đầy đủ cho 15 bước | | 2 | Response time nhanh | TB 3.5 giờ, target <4 giờ | | 3 | Tỷ lệ chuyển đổi khá | 15.3%, cao hơn trung bình ngành (12%) | | 4 | Tỷ lệ reorder cao | 68%, khách hàng hài lòng | | 5 | Đa dạng kênh bán | Alibaba, website, hội chợ, referral | | 6 | Chứng từ chính xác | Tỷ lệ sai sót <2% | | 7 | Phối hợp nội bộ tốt | Weekly meeting, shared drive | | 8 | Giá cạnh tranh | Thấp hơn Thái Lan 10-15% | | 9 | Chất lượng ổn định | Tỷ lệ khiếu nại 2.1% | | 10 | Chứng nhận đầy đủ | HACCP, ISO, FDA, Organic | #### b) Điểm yếu (Weaknesses) | STT | Điểm yếu | Tác động | |-----|----------|----------| | 1 | Phụ thuộc Alibaba (45% doanh thu) | Rủi ro nếu Alibaba thay đổi chính sách | | 2 | Nhân sự sale còn ít kinh nghiệm | 4/6 nhân viên <2 năm | | 3 | CRM chưa khai thác hết | HubSpot free tier, nhiều tính năng chưa dùng | | 4 | Marketing budget thấp | 5% doanh thu vs. 8-10% đối thủ | | 5 | Chưa có hệ thống báo cáo tự động | Báo cáo thủ công, tốn thời gian | | 6 | Follow-up chưa hệ thống | Phụ thuộc vào từng nhân viên | | 7 | Chưa phân khúc khách hàng rõ ràng | Chăm sóc như nhau cho mọi khách | | 8 | Thiếu content marketing | Website ít blog, video | | 9 | Chưa khai thác LinkedIn | Chỉ 3% doanh thu từ LinkedIn | | 10 | Đào tạo chưa thường xuyên | 2 buổi/tháng, chưa đủ | #### c) Cơ hội (Opportunities) | STT | Cơ hội | Tiềm năng | |-----|--------|-----------| | 1 | Thị trường trái cây sấy tăng trưởng | CAGR 8-10%/năm toàn cầu | | 2 | Xu hướng healthy, organic | Premium segment, margin cao | | 3 | EVFTA, CPTPP | Thuế 0% vào EU, Canada | | 4 | E-commerce B2B phát triển | Alibaba, Amazon Business | | 5 | Digital marketing | Chi phí thấp, reach rộng | | 6 | AI, automation | Tối ưu quy trình, giảm chi phí | | 7 | Thị trường mới (Trung Quốc, Ấn Độ) | Dân số lớn, nhu cầu cao | | 8 | Hợp tác xã liên kết | Ổn định nguyên liệu, giá tốt | | 9 | Chính sách hỗ trợ xuất khẩu | Vốn vay ưu đãi, xúc tiến thương mại | | 10 | M&A, IPO | Gọi vốn, mở rộng quy mô | #### d) Thách thức (Threats) | STT | Thách thức | Rủi ro | |-----|------------|--------| | 1 | Cạnh tranh giá từ Thái Lan, Philippines | Giảm margin, mất khách | | 2 | Chi phí logistics tăng | +35-40% do khủng hoảng Biển Đỏ | | 3 | Rào cản kỹ thuật | Chứng nhận mới, test nhiều hơn | | 4 | Biến động tỷ giá | VND tăng giá → giảm competitiveness | | 5 | Thiên tai, dịch bệnh | Ảnh hưởng nguyên liệu | | 6 | Khủng hoảng địa chính trị | Chiến tranh, cấm vận | | 7 | Đối thủ mới | Startup, đối thủ Trung Quốc | | 8 | Thay đổi thị hiếu | Khách hàng yêu cầu khác | | 9 | Rủi ro thanh toán | Khách delay, default | | 10 | AI thay thế | Một số công việc sale tự động hóa | --- ## 2.3. Các vấn đề tồn tại và nguyên nhân ### 2.3.1. Vấn đề 1: Phụ thuộc quá lớn vào Alibaba **Thực trạng:** - 45% doanh thu từ Alibaba - Chi phí 15.000 USD/năm (Gold Supplier) - Algorithm thay đổi → giảm visibility **Nguyên nhân:** - Chưa đầu tư kênh khác đủ mạnh - Website SEO chưa tối ưu - LinkedIn chưa khai thác - Sales quen依赖 Alibaba, ngại kênh mới **Hậu quả:** - Rủi ro cao nếu Alibaba thay đổi chính sách - Chi phí acquisition cao - Khó build brand riêng ### 2.3.2. Vấn đề 2: Tỷ lệ chuyển đổi từ inquiry sang deal còn thấp **Thực trạng:** - Conversion rate 15.3% - Mục tiêu ngành: 20-25% - Mất 85% inquiry **Nguyên nhân:** - Follow-up không đều (quên, trễ) - Báo giá chậm (có khi 24-48 giờ) - Không qualify kỹ khách hàng - Kỹ năng đàm phán chưa tốt - Giá chưa cạnh tranh với một số thị trường **Hậu quả:** - Lãng phí leads - Giảm doanh thu tiềm năng - Tăng cost per acquisition ### 2.3.3. Vấn đề 3: Phối hợp giữa Sale và Logistics chưa mượt **Thực trạng:** - Đôi khi Sale nhận order nhưng không báo Logistics kịp - Chứng từ làm trễ, delay tàu - Thông tin không đồng bộ **Nguyên nhân:** - Chưa có system tracking chung - Giao tiếp qua email, dễ sót - Không có deadline rõ ràng cho từng bước - Thiếu accountability **Hậu quả:** - Delay giao hàng - Khách hàng không hài lòng - Phát sinh chi phí (storage, demurrage) ### 2.3.4. Vấn đề 4: CRM chưa được khai thác hiệu quả **Thực trạng:** - Dùng HubSpot free tier - Chỉ lưu contact, không track interaction - Không có pipeline management - Báo cáo thủ công **Nguyên nhân:** - Chưa training nhân viên dùng CRM - Không có quy trình nhập liệu - Nghĩ CRM chỉ cho công ty lớn - Ngại thay đổi thói quen **Hậu quả:** - Mất data khách hàng khi nhân viên nghỉ - Không forecast được doanh thu - Khó analyze conversion funnel - Lãng phí thời gian làm báo cáo ### 2.3.5. Vấn đề 5: Chưa phân khúc khách hàng rõ ràng **Thực trạng:** - Chăm sóc như nhau cho mọi khách - Không có priority - Spend thời gian cho khách nhỏ **Nguyên nguyên:** - Chưa có tiêu chí phân khúc - Sợ mất khách nhỏ - Không có data analysis **Hậu quả:** - Lãng phí thời gian vào khách không tiềm năng - Khách lớn không được chăm sóc đủ - Giảm hiệu quả sales team --- ## KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Chương 2 đã phân tích chi tiết thực trạng quy trình bán hàng xuất khẩu tại EXPAD, bao gồm: **Kết quả đạt được:** 1. Quy trình 15 bước rõ ràng, văn bản hóa 2. Doanh thu tăng trưởng 36.8%/năm 3. Tỷ lệ chuyển đổi 15.3%, cao hơn trung bình ngành 4. Tỷ lệ reorder 68%, khách hàng hài lòng 5. Chứng từ chính xác, ít sai sót **Hạn chế tồn tại:** 1. Phụ thuộc 45% vào Alibaba 2. Conversion rate chưa cao (mục tiêu 20-25%) 3. Phối hợp Sale-Logistics chưa mượt 4. CRM chưa khai thác hiệu quả 5. Chưa phân khúc khách hàng **Nguyên nhân:** - Nhân sự chưa đủ kinh nghiệm - Công nghệ chưa đầu tư đúng mức - Quy trình chưa tối ưu - Thiếu data-driven decision making Đây là cơ sở để đề xuất giải pháp hoàn thiện tại Chương 3. --- # CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI EXPAD ## 3.1. Định hướng phát triển của EXPAD giai đoạn 2026-2030 ### 3.1.1. Mục tiêu tổng quát **Tầm nhìn 2030:** Trở thành nhà xuất khẩu trái cây sấy hàng đầu Việt Nam, top 5 supplier trên Alibaba, doanh thu 20 triệu USD, IPO hoặc M&A. **Sứ mệnh:** Kết nối nông sản Việt Nam với thị trường toàn cầu, mang lại giá trị cho nông dân, khách hàng và cổ đông. **Giá trị cốt lõi:** - **Quality:** Chất lượng luôn đặt lên hàng đầu - **Integrity:** Trung thực, minh bạch - **Innovation:** Đổi mới, cải tiến liên tục - **Sustainability:** Phát triển bền vững - **Customer-centric:** Khách hàng là trung tâm ### 3.1.2. Mục tiêu cụ thể 2026-2028 **Bảng 3.1: Mục tiêu kinh doanh 2026-2028** | Chỉ tiêu | 2025 (Actual) | 2026 (Target) | 2027 (Target) | 2028 (Target) | CAGR | |----------|---------------|---------------|---------------|---------------|------| | Doanh thu (USD) | 5,200,000 | 6,500,000 | 9,000,000 | 12,000,000 | 32% | | Lợi nhuận sau thuế (USD) | 620,000 | 800,000 | 1,170,000 | 1,620,000 | 37% | | Số khách hàng | 49 | 65 | 90 | 120 | 35% | | Số thị trường | 25 | 30 | 38 | 45 | 22% | | Số nhân viên | 25 | 35 | 50 | 70 | 41% | | Tỷ lệ chuyển đổi | 15.3% | 18% | 20% | 22% | - | | Tỷ lệ reorder | 68% | 72% | 75% | 78% | - | | Chi phí marketing/DT | 5% | 6% | 7% | 8% | - | **Mục tiêu theo sản phẩm:** | Sản phẩm | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |----------|------|------|------|------| | Xoài sấy | 45% | 42% | 40% | 38% | | Cà phê | 25% | 24% | 22% | 20% | | Gia vị | 15% | 16% | 18% | 20% | | Sản phẩm sen | 10% | 11% | 12% | 13% | | Eco-friendly | 5% | 7% | 8% | 9% | **Mục tiêu theo thị trường:** | Thị trường | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |------------|------|------|------|------| | UAE | 32% | 30% | 28% | 25% | | Mỹ | 26% | 27% | 28% | 30% | | EU | 25% | 26% | 27% | 28% | | Nhật | 10% | 10% | 10% | 10% | | Hàn | 7% | 7% | 7% | 7% | **Chiến lược:** - Giảm phụ thuộc UAE (32% → 25%) - Tăng thị phần Mỹ, EU (cao cấp, margin cao) - Ổn định Nhật, Hàn - Mở rộng Trung Quốc, Ấn Độ ### 3.1.3. Định hướng hoàn thiện quy trình bán hàng **Nguyên tắc:** 1. **Customer-centric:** Mọi cải tiến đều vì trải nghiệm khách hàng 2. **Data-driven:** Ra quyết định dựa trên data, không cảm tính 3. **Automation:** Tự động hóa các tác vụ lặp lại 4. **Continuous improvement:** Cải tiến liên tục (Kaizen) 5. **Scalability:** Quy trình phải scale được khi công ty tăng trưởng **Trọng tâm 2026-2028:** - **2026:** Chuẩn hóa, số hóa quy trình - **2027:** Tối ưu hóa, automation - **2028:** AI-driven, predictive analytics --- ## 3.2. Các giải pháp hoàn thiện quy trình bán hàng ### 3.2.1. Giải pháp 1: Đa dạng hóa kênh tìm kiếm khách hàng #### a) Mục tiêu - Giảm tỷ trọng Alibaba từ 45% xuống 35% - Tăng website từ 20% lên 25% - Tăng LinkedIn từ 3% lên 10% - Phát triển kênh referral từ 7% lên 12% #### b) Nội dung thực hiện **1. Tối ưu Website + SEO** *Hiện trạng:* - Website có nhưng ít traffic - SEO chưa tối ưu - Ít content *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Audit website hiện tại | Tháng 1/2026 | Marketing | 0 USD | | Cải thiện UX/UI | Tháng 2-3/2026 | Agency | 3,000 USD | | Viết 20 blog posts (SEO) | Tháng 2-6/2026 | Content writer | 2,000 USD | | Tối ưu on-page SEO | Tháng 3-4/2026 | SEO specialist | 1,500 USD | | Build backlinks | Tháng 4-12/2026 | SEO agency | 3,000 USD | | Thêm product videos | Tháng 5-6/2026 | Videographer | 2,000 USD | *KPI:* - Traffic: 1,000 → 5,000 visitors/tháng - Leads từ website: 15 → 40/tháng - Ranking top 3 Google: "dried mango Vietnam", "Vietnam dried fruit exporter" **2. Khai thác LinkedIn** *Hiện trạng:* - Company page có nhưng ít activity - Sales không dùng LinkedIn - Không có LinkedIn Ads *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Optimize Company Page | Tháng 1/2026 | Marketing | 0 USD | | Training sales dùng LinkedIn | Tháng 2/2026 | External trainer | 500 USD | | Post 3x/tuần | Tháng 2-12/2026 | Marketing | 0 USD | | Connect 50 prospects/tuần | Tháng 2-12/2026 | Sales team | 0 USD | | LinkedIn Ads (Sponsored Content) | Tháng 3-12/2026 | Marketing | 2,000 USD/tháng | | LinkedIn Sales Navigator | Tháng 2/2026 | Sales team | 100 USD/tháng | *KPI:* - Followers: 500 → 3,000 - Connection: 200 → 2,000 - Leads từ LinkedIn: 2 → 15/tháng - Doanh thu từ LinkedIn: 3% → 10% **3. Phát triển kênh Referral** *Hiện trạng:* - Referral tự phát, không có chương trình - Không incentive cho khách giới thiệu *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Design referral program | Tháng 2/2026 | Marketing | 0 USD | | Email campaign giới thiệu program | Tháng 3/2026 | Sales | 0 USD | | Offer 3% discount cho referral | Tháng 3-12/2026 | Sales | 50,000 USD (giảm giá) | | Thank-you gift cho referrer | Tháng 3-12/2026 | Sales | 2,000 USD | *Chương trình Referral:* ``` Giới thiệu khách hàng mới → Nhận 3% discount cho đơn tiếp theo Khách được giới thiệu → Nhận 2% discount cho đơn đầu tiên Giới thiệu 5 khách → Nhận free sample 50kg ``` *KPI:* - Referral customers: 3 → 10/năm - Doanh thu từ referral: 7% → 12% **4. Tham gia hội chợ có chọn lọc** *Hiện trạng:* - Tham gia 2-3 hội chợ/năm - Chi phí cao, ROI chưa rõ *Hành động:* | Hội chợ | Địa điểm | Thời gian | Chi phí | Target | |---------|----------|-----------|---------|--------| | Gulfood | Dubai | 02/2026 | 25,000 USD | 50 leads, 5 deals | | Anuga | Đức | 10/2026 | 35,000 USD | 80 leads, 8 deals | | SIAL | Paris | 10/2026 | 30,000 USD | 60 leads, 6 deals | | Foodex | Nhật | 03/2027 | 20,000 USD | 40 leads, 4 deals | *KPI:* - Cost per lead: <500 USD - Conversion rate: >15% - ROI: >200% #### c) Kết quả kỳ vọng | Kênh | 2025 | 2026 Target | 2027 Target | 2028 Target | |------|------|-------------|-------------|-------------| | Alibaba | 45% | 40% | 38% | 35% | | Website | 20% | 23% | 25% | 27% | | LinkedIn | 3% | 6% | 8% | 10% | | Hội chợ | 15% | 15% | 14% | 13% | | Referral | 7% | 10% | 12% | 12% | | Google Ads | 10% | 6% | 3% | 3% | --- ### 3.2.2. Giải pháp 2: Tối ưu hóa quy trình đàm phán và chốt deal #### a) Mục tiêu - Tăng conversion rate từ 15.3% lên 20% - Giảm thời gian chốt deal từ 7 ngày xuống 5 ngày - Tăng giá trị đơn hàng bình quân từ 35,862 USD lên 42,000 USD #### b) Nội dung thực hiện **1. Cải thiện response time** *Hiện trạng:* - Response time TB: 3.5 giờ - Mục tiêu: <2 giờ *Hành động:* | Task | Timeline | Person | |------|----------|--------| | Cài đặt email auto-reply | Tháng 1/2026 | IT | | Setup Slack/Telegram cho sales | Tháng 1/2026 | Admin | | Quy định response trong 2 giờ | Tháng 1/2026 | Sales Manager | | Monitor và report weekly | Tháng 2-12/2026 | Sales Manager | *KPI:* - Response time <2 giờ: 80% inquiry - Response time <4 giờ: 95% inquiry **2. Chuẩn hóa báo giá** *Hiện trạng:* - Báo giá mỗi người mỗi kiểu - Thiếu thông tin quan trọng *Hành động:* | Task | Timeline | Person | |------|----------|--------| | Tạo template báo giá chuẩn | Tháng 1/2026 | Sales Manager | | Include: spec, price, payment, lead time, docs | Tháng 1/2026 | Sales Manager | | Thêm hình ảnh sản phẩm, packaging | Tháng 1/2026 | Marketing | | Tạo pricing calculator (Excel) | Tháng 2/2026 | IT | *Template báo giá chuẩn:* ``` 1. Company introduction (2 lines) 2. Product specifications (bullet points) 3. Price (FOB, CIF, CFR) 4. MOQ 5. Payment terms 6. Lead time 7. Packaging details 8. Documents provided 9. Validity 10. Call-to-action ``` **3. Training kỹ năng đàm phán** *Hiện trạng:* - Sales tự học, tự rút kinh nghiệm - Không có training bài bản *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Thuê trainer đàm phán quốc tế | Tháng 2/2026 | HR | 2,000 USD | | Training 2 ngày cho sales team | Tháng 3/2026 | External trainer | 3,000 USD | | Role-play weekly | Tháng 4-12/2026 | Sales Manager | 0 USD | | Sharing session monthly | Tháng 4-12/2026 | Sales team | 0 USD | *Nội dung training:* - BATNA, ZOPA - Kỹ thuật xử lý từ chối - Đàm phán giá không giảm margin - Cross-cultural negotiation - Closing techniques **4. Phân loại và prioritize khách hàng** *Hiện trạng:* - Chăm sóc như nhau cho mọi khách *Hành động:* | Task | Timeline | Person | |------|----------|--------| | Define tiêu chí phân loại A/B/C | Tháng 2/2026 | Sales Manager | | Setup trong CRM | Tháng 3/2026 | IT | | Assign priority cho từng loại | Tháng 3/2026 | Sales team | | Track và adjust monthly | Tháng 4-12/2026 | Sales Manager | *Tiêu chí phân loại:* | Loại | Doanh thu tiềm năng/năm | Volume | Payment | Priority | |------|------------------------|--------|---------|----------| | A | >100,000 USD | >10 tấn | Tốt | High | | B | 50,000-100,000 USD | 5-10 tấn | Trung bình | Medium | | C | <50,000 USD | <5 tấn | Chưa rõ | Low | *Chăm sóc theo priority:* | Hoạt động | Loại A | Loại B | Loại C | |-----------|--------|--------|--------| | Response time | <1 giờ | <2 giờ | <4 giờ | | Follow-up frequency | 2 ngày | 3-4 ngày | 5-7 ngày | | Sample | Free + free ship | Free, customer pay ship | Customer pay all | | Discount | Up to 10% | Up to 5% | Standard | | Visit | 1-2 lần/năm | Khi cần | Không | **5. Implement sales script** *Hiện trạng:* - Mỗi sales nói mỗi kiểu - Thiếu consistency *Hành động:* | Task | Timeline | Person | |------|----------|--------| | Viết script cho từng giai đoạn | Tháng 2/2026 | Sales Manager | | Script: inquiry response, follow-up, negotiation, closing | Tháng 2/2026 | Sales team | | Training và role-play | Tháng 3/2026 | Sales Manager | | Update quarterly | Tháng 4-12/2026 | Sales Manager | *Sample script - Follow-up sau báo giá:* ``` Day 1: Send quotation Day 3: "Hi [Name], just checking if you received our quotation. Any questions I can help with?" Day 5: "Hi [Name], wanted to share that we have a new production batch ready. If you order this week, can ship within 10 days." Day 7: "Hi [Name], we have a promotion this month: 5% discount for orders above 2 tons. Interested?" Day 10: "Hi [Name], I understand you may be considering other suppliers. Can I know what's holding you back? Maybe we can adjust." ``` #### c) Kết quả kỳ vọng | KPI | 2025 | 2026 Target | 2027 Target | 2028 Target | |-----|------|-------------|-------------|-------------| | Conversion rate | 15.3% | 18% | 20% | 22% | | Response time | 3.5 giờ | 2 giờ | 1.5 giờ | 1 giờ | | Thời gian chốt deal | 7 ngày | 5 ngày | 4 ngày | 3 ngày | | Giá trị đơn hàng TB | 35,862 USD | 40,000 USD | 42,000 USD | 45,000 USD | --- ### 3.2.3. Giải pháp 3: Nâng cao phối hợp nội bộ #### a) Mục tiêu - Giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 20 ngày xuống 15 ngày - Giảm sai sót chứng từ từ 2% xuống 0.5% - Tăng satisfaction nội bộ từ 7/10 lên 9/10 #### b) Nội dung thực hiện **1. Triển khai hệ thống quản lý đơn hàng (OMS)** *Hiện trạng:* - Quản lý bằng Excel, email - Dễ sót, khó track *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Research OMS solutions | Tháng 1/2026 | IT | 0 USD | | Chọn phần mềm (Odoo, Zoho) | Tháng 2/2026 | Ban Giám đốc | 0 USD | | Implement và customize | Tháng 3-4/2026 | Vendor | 5,000 USD | | Training nhân viên | Tháng 5/2026 | Vendor | 0 USD | | Go-live | Tháng 6/2026 | IT | 0 USD | *Chức năng OMS:* - Track đơn hàng từ inquiry đến delivery - Tự động notify cho các bộ phận - Dashboard real-time - Báo cáo tự động **2. Cải thiện giao tiếp nội bộ** *Hiện trạng:* - Giao tiếp qua email, dễ sót - Không có channel chung *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Setup Slack/Teams | Tháng 1/2026 | IT | 0 USD (free tier) | | Tạo channels: #sales, #logistics, #general | Tháng 1/2026 | Admin | 0 USD | | Quy định: urgent thì call, không urgent thì chat | Tháng 1/2026 | Sales Manager | 0 USD | | Daily standup 15 phút | Tháng 2/2026 | Sales Manager | 0 USD | **3. Chuẩn hóa handover giữa Sale và Logistics** *Hiện trạng:* - Handover qua email, dễ sót thông tin *Hành động:* | Task | Timeline | Person | |------|----------|--------| | Tạo Handover Form chuẩn | Tháng 2/2026 | Sales + Logistics Manager | | Include: customer info, order details, special requirements | Tháng 2/2026 | Sales Manager | | Quy định: Sale phải fill form trước khi chuyển Logistics | Tháng 3/2026 | Sales Manager | | Logistics confirm receipt trong 2 giờ | Tháng 3/2026 | Logistics Manager | **4. Weekly coordination meeting** *Hiện trạng:* - Meeting không đều - Không có agenda rõ ràng *Hành động:* | Task | Timeline | Person | |------|----------|--------| | Cố định: Thứ 2, 9:00-10:00 | Tháng 2/2026 | Admin | | Agenda: Review tuần trước, kế hoạch tuần này, issues | Tháng 2/2026 | Sales Manager | | Attendance: Trưởng phòng + liên quan | Tháng 2/2026 | HR | | Minutes và action items | Tháng 2/2026 | Admin | #### c) Kết quả kỳ vọng | KPI | 2025 | 2026 Target | 2027 Target | |-----|------|-------------|-------------| | Thời gian xử lý đơn | 20 ngày | 17 ngày | 15 ngày | | Sai sót chứng từ | 2% | 1% | 0.5% | | Satisfaction nội bộ | 7/10 | 8/10 | 9/10 | --- ### 3.2.4. Giải pháp 4: Ứng dụng công nghệ và CRM #### a) Mục tiêu - 100% customer data trên CRM - Tự động hóa 50% tác vụ lặp lại - Forecast chính xác 85% #### b) Nội dung thực hiện **1. Upgrade CRM từ free lên paid** *Hiện trạng:* - HubSpot free tier - Chỉ lưu contact *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Upgrade HubSpot Starter | Tháng 2/2026 | IT | 50 USD/tháng | | Import toàn bộ data từ Excel | Tháng 3/2026 | Sales Admin | 0 USD | | Setup pipeline stages | Tháng 3/2026 | Sales Manager | 0 USD | | Training nhân viên | Tháng 4/2026 | HubSpot trainer | 500 USD | | Enforce: Không có trong CRM = Không có commission | Tháng 5/2026 | Sales Manager | 0 USD | *Pipeline stages:* ``` 1. New Inquiry 2. Qualified 3. Quotation Sent 4. Sample Sent 5. Negotiation 6. Closed Won 7. Closed Lost ``` **2. Automation các tác vụ lặp lại** *Hiện trạng:* - Làm thủ công, tốn thời gian *Hành động:* | Task | Tool | Timeline | Budget | |------|------|----------|--------| | Auto-reply email | HubSpot | Tháng 3/2026 | 0 USD | | Auto follow-up email | HubSpot | Tháng 3/2026 | 0 USD | | Auto-create task | HubSpot | Tháng 4/2026 | 0 USD | | Auto-generate PI | Zapier + Google Docs | Tháng 5/2026 | 30 USD/tháng | | Auto-report weekly | HubSpot | Tháng 6/2026 | 0 USD | **3. Dashboard và báo cáo** *Hiện trạng:* - Báo cáo thủ công bằng Excel *Hành động:* | Task | Timeline | Person | |------|----------|--------| | Setup dashboard trong HubSpot | Tháng 4/2026 | IT | | Metrics: doanh thu, số đơn, conversion, pipeline | Tháng 4/2026 | Sales Manager | | Auto-send report weekly | Tháng 5/2026 | IT | | Monthly review meeting | Tháng 6/2026 | Sales Manager | *Dashboard metrics:* - Doanh thu tháng/quý/năm - Số đơn hàng - Conversion rate theo giai đoạn - Pipeline value - Top sales person - Top products - Top markets #### c) Kết quả kỳ vọng | KPI | 2025 | 2026 Target | 2027 Target | |-----|------|-------------|-------------| | Data trên CRM | 30% | 100% | 100% | | Tác vụ tự động hóa | 10% | 50% | 70% | | Thời gian làm báo cáo | 4 giờ/tuần | 1 giờ/tuần | 0 (auto) | | Forecast accuracy | 60% | 75% | 85% | --- ### 3.2.5. Giải pháp 5: Đào tạo và phát triển nhân sự #### a) Mục tiêu - 100% nhân viên sales được training bài bản - Tăng retention rate từ 70% lên 85% - Xây dựng đội ngũ kế cận #### b) Nội dung thực hiện **1. Chương trình training cho nhân viên mới** *Hiện trạng:* - Training 1-2 ngày, không hệ thống *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Xây dựng training manual | Tháng 2/2026 | Sales Manager | 0 USD | | Training 2 tuần cho new hire | Tháng 3/2026 | Sales Manager + Senior | 0 USD | | Buddy system: 1 senior kèm 1 new | Tháng 3/2026 | HR | 0 USD | | Test sau training | Tháng 3/2026 | Sales Manager | 0 USD | *Nội dung training:* - Tuần 1: Product knowledge, quy trình, công cụ - Tuần 2: Shadow senior, thực hành có giám sát - Test: Written + role-play **2. Training liên tục cho nhân viên hiện tại** *Hiện trạng:* - 2 buổi/tháng, không đều *Hành động:* | Task | Tần suất | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Product training | 1 lần/quý | Supplier | 0 USD | | Sales skills training | 1 lần/quý | External trainer | 1,000 USD | | English communication | 1 lần/tuần | Online (Cambly) | 500 USD/tháng | | Sharing session | 1 lần/tháng | Internal | 0 USD | **3. Chính sách retention** *Hiện trạng:* - Commission 1-2% - Thưởng không rõ ràng *Hành động:* | Task | Timeline | Person | Budget | |------|----------|--------|--------| | Review lương 6 tháng/lần | Tháng 1, 7/2026 | HR | 50,000 USD/năm | | Commission tiered: 1-3% theo performance | Tháng 2/2026 | Sales Manager | 100,000 USD/năm | | Thưởng quý: Top 3 sales | Tháng 4, 7, 10, 1/2026 | Sales Manager | 20,000 USD/năm | | Career path rõ ràng | Tháng 3/2026 | HR | 0 USD | | Team building 2 lần/năm | Tháng 6, 12/2026 | HR | 5,000 USD | *Career path:* ``` Sales Executive → Senior Sales Executive → Sales Manager → Sales Director ``` #### c) Kết quả kỳ vọng | KPI | 2025 | 2026 Target | 2027 Target | |-----|------|-------------|-------------| | Nhân viên được training | 50% | 100% | 100% | | Retention rate | 70% | 80% | 85% | | Employee satisfaction | 7/10 | 8/10 | 9/10 | --- ## 3.3. Kiến nghị ### 3.3.1. Kiến nghị với Ban Giám đốc EXPAD 1. **Tăng budget marketing từ 5% lên 8% doanh thu** - Đầu tư website, SEO, content - LinkedIn Ads, Google Ads - Hội chợ quốc tế có chọn lọc 2. **Đầu tư công nghệ** - Upgrade CRM (HubSpot Starter: 600 USD/năm) - Implement OMS (Odoo: 5,000 USD) - Automation tools (Zapier: 360 USD/năm) 3. **Tuyển thêm nhân sự** - 2 Sales Executive (2026) - 1 Marketing Executive (2026) - 1 Data Analyst (2027) 4. **Thành lập phòng Marketing riêng** - Tách khỏi phòng Sale - Focus vào brand building, lead generation 5. **Xây dựng văn hóa học hỏi** - Khuyến khích training, certification - Budget cho external courses - Reward cho improvement ideas ### 3.3.2. Kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước 1. **Hỗ trợ xúc tiến thương mại** - Tổ chức nhiều hơn trade shows, business matching - Hỗ trợ chi phí tham gia hội chợ quốc tế - Cung cấp data thị trường, khách hàng tiềm năng 2. **Đơn giản hóa thủ tục xuất khẩu** - Giảm thời gian làm C/O, health certificate - Online 100% thủ tục - Giảm phí cho doanh nghiệp nhỏ 3. **Hỗ trợ tài chính** - Vốn vay ưu đãi cho xuất khẩu - Bảo hiểm tín dụng xuất khẩu - Hỗ trợ chi phí chứng nhận (organic, halal, FDA) 4. **Đào tạo nhân lực** - Khóa học ngắn hạn về xuất khẩu - Cập nhật quy định mới - Kết nối doanh nghiệp - trường đại học ### 3.3.3. Kiến nghị với hiệp hội ngành hàng 1. **Chia sẻ thông tin thị trường** - Báo cáo tháng/quý về xuất khẩu - Cảnh báo rủi ro (khách hàng xấu, thị trường khó) - Best practices từ thành viên 2. **Kết nối doanh nghiệp** - Networking events - B2B matching - Joint participation tại hội chợ 3. **Đào tạo và certification** - Khóa học nghiệp vụ xuất khẩu - Chứng nhận ngành - Update quy định quốc tế 4. **Bảo vệ quyền lợi thành viên** - Hỗ trợ giải quyết tranh chấp - Lobby chính sách thuận lợi - Chống bán phá giá, hàng giả --- ## KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Chương 3 đã đề xuất 5 giải pháp toàn diện để hoàn thiện quy trình bán hàng xuất khẩu tại EXPAD: **1. Đa dạng hóa kênh tìm kiếm khách hàng** - Giảm phụ thuộc Alibaba - Tăng cường website, LinkedIn, referral - Tham gia hội chợ có chọn lọc **2. Tối ưu hóa quy trình đàm phán và chốt deal** - Cải thiện response time - Chuẩn hóa báo giá - Training kỹ năng đàm phán - Phân khúc khách hàng **3. Nâng cao phối hợp nội bộ** - Implement OMS - Cải thiện giao tiếp - Chuẩn hóa handover - Weekly meeting **4. Ứng dụng công nghệ và CRM** - Upgrade CRM - Automation tác vụ - Dashboard và báo cáo **5. Đào tạo và phát triển nhân sự** - Training cho new hire - Training liên tục - Chính sách retention **Kiến nghị:** - Với Ban Giám đốc: Tăng budget, đầu tư công nghệ, tuyển thêm người - Với cơ quan quản lý: Hỗ trợ xúc tiến, đơn giản thủ tục, tài chính - Với hiệp hội: Chia sẻ thông tin, kết nối, đào tạo **Kết quả kỳ vọng 2026-2028:** - Doanh thu: 5.2M → 12M USD - Conversion rate: 15.3% → 22% - Tỷ lệ reorder: 68% → 78% - Profit margin: 11.9% → 13.5% --- # KẾT LUẬN ## Tổng kết nghiên cứu Báo cáo này đã phân tích toàn diện quy trình bán hàng xuất khẩu mặt hàng xoài sấy dẻo tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD, từ lý luận đến thực tiễn, và đề xuất giải pháp hoàn thiện. **Kết quả chính:** 1. **EXPAD là doanh nghiệp trẻ nhưng tăng trưởng ấn tượng** - Thành lập 2022, doanh thu 2025: 5.2 triệu USD - CAGR 86.6% (2022-2025) - 49 khách hàng tại 25 quốc gia 2. **Quy trình bán hàng 15 bước rõ ràng** - Từ tìm kiếm khách hàng đến follow-up - Tỷ lệ chuyển đổi 15.3%, cao hơn trung bình ngành - Tỷ lệ reorder 68% 3. **Điểm mạnh:** - Quy trình văn bản hóa - Response time nhanh - Chứng từ chính xác - Chứng nhận đầy đủ 4. **Hạn chế:** - Phụ thuộc 45% vào Alibaba - CRM chưa khai thác hiệu quả - Phối hợp nội bộ chưa mượt - Nhân sự chưa đủ kinh nghiệm 5. **5 giải pháp đề xuất:** - Đa dạng hóa kênh - Tối ưu đàm phán - Nâng cao phối hợp - Ứng dụng công nghệ - Đào tạo nhân sự 6. **Mục tiêu 2026-2028:** - Doanh thu: 12 triệu USD - Conversion rate: 22% - Profit margin: 13.5% ## Hạn chế của nghiên cứu 1. **Thời gian thực tập ngắn** (3 tháng) → Chưa quan sát hết chu kỳ kinh doanh 2. **Dữ liệu tài chính hạn chế** → Một số số liệu là ước tính 3. **Khó tiếp cận khách hàng** → Chỉ 15/45 khách hàng phản hồi 4. **Nhạy cảm thông tin** → Một số dữ liệu không công khai ## Hướng nghiên cứu tiếp theo 1. **Nghiên cứu sâu về customer satisfaction** - Khảo sát chi tiết hơn - NPS score - Customer lifetime value 2. **Phân tích đối thủ cạnh tranh** - Benchmark với Thái Lan, Philippines - SWOT so sánh 3. **Nghiên cứu thị trường mới** - Trung Quốc, Ấn Độ - Rào cản, cơ hội 4. **Ứng dụng AI trong sales** - Chatbot cho inquiry - Predictive analytics cho forecasting - Personalization cho email --- # PHỤ LỤC ## Phụ lục 1: Mẫu Proforma Invoice ``` EXPAD IMPORT AND EXPORT COMPANY LIMITED PROFORMA INVOICE PI No: EXPAD-PI-2026-001 Date: 15/02/2026 Valid until: 28/02/2026 SELLER: EXPAD Import and Export Company Limited Address: No. 158, Street 2, Van Phuc Urban Area, Thu Duc City, Ho Chi Minh, Vietnam Tax Code: 0317294510 Phone: +84 961 733 400 Email: sales@expad.com.vn BUYER: Al-Futtaim Foods LLC Address: Dubai, UAE Phone: +971 4 XXX XXXX Email: ahmed@alfuttaimfoods.ae PRODUCT: Dried Mango Slices (Natural, No Sugar Added) Specifications: - Moisture: 18-20% - SO2: <30ppm - Size: 15-20mm slices - Color: Natural yellow - Shelf life: 18 months - Packaging: 10kg/carton (inner PE bag + outer carton) Quantity: 5,000 kg (5 tons) Unit Price: USD 9.20/kg CIF Jebel Ali, Dubai Total Amount: USD 46,000 (Say: US Dollars Forty-Six Thousand Only) Payment Terms: 30% advance T/T, 70% against copy of Bill of Lading Lead Time: 15-20 days after receiving advance payment Port of Loading: Ho Chi Minh City, Vietnam Port of Discharge: Jebel Ali, Dubai Incoterms: CIF (Cost, Insurance, Freight) Documents Provided: 1. Commercial Invoice (3 originals) 2. Packing List (3 originals) 3. Bill of Lading (3 originals) 4. Certificate of Origin (1 original) 5. Health Certificate (1 original) 6. Phytosanitary Certificate (1 original) 7. Insurance Certificate (1 original) Bank Details: Bank Name: Vietcombank - Thu Duc Branch Account Name: EXPAD Import and Export Company Limited Account Number: XXXXXXXX SWIFT Code: BFTVVNVX Authorized Signature _____________________ Gina Nguyen Sales Manager ``` ## Phụ lục 2: Mẫu Commercial Invoice ``` EXPAD IMPORT AND EXPORT COMPANY LIMITED COMMERCIAL INVOICE Invoice No: EXPAD-INV-2026-001 Date: 05/03/2026 SELLER: [Same as PI] BUYER: [Same as PI] L/C No: [If applicable] Contract No: EXPAD-CT-2026-001 Product: Dried Mango Slices Quantity: 5,000 kg Unit Price: USD 9.20/kg CIF Jebel Ali Total Amount: USD 46,000 Payment Terms: 30% advance received on 20/02/2026, 70% against copy of B/L Shipment: From Ho Chi Minh City to Jebel Ali Vessel: MAERSK XXXX Voyage No: XXXX Bill of Lading No: XXXXXXXX ETD: 10/03/2026 ETA: 25/03/2026 We certify that this invoice is true and correct. _____________________ Gina Nguyen Sales Manager ``` ## Phụ lục 3: Mẫu Packing List ``` EXPAD IMPORT AND EXPORT COMPANY LIMITED PACKING LIST Packing List No: EXPAD-PL-2026-001 Date: 05/03/2026 Invoice No: EXPAD-INV-2026-001 Product: Dried Mango Slices Total Quantity: 5,000 kg Total Cartons: 500 cartons Gross Weight: 5,250 kg Net Weight: 5,000 kg Volume: 28 CBM Packing Details: - Inner: PE bag, 10kg - Outer: Carton, 10kg - Carton size: 40cm x 30cm x 25cm - Pallet: 50 cartons/pallet, 10 pallets Marks & Numbers: AL-FUTTAIM / DUBAI C/NO: 1-500 MADE IN VIETNAM _____________________ David Tran Logistics Manager ``` ## Phụ lục 4: Email mẫu - Follow-up sau báo giá ``` Subject: Follow-up on Quotation for Dried Mango - EXPAD Dear Ahmed, I hope this email finds you well. I'm writing to follow up on the quotation we sent on [date] for 5 tons of dried mango slices (Quotation No: EXPAD-QT-2025-089). Have you had a chance to review it? Please let me know if you have any questions or need any adjustments. For your reference: - Product: Dried Mango Slices (Natural, No Sugar Added) - Quantity: 5,000 kg - Price: USD 9.20/kg CIF Jebel Ali - Lead time: 15-20 days - Payment: 30% advance, 70% against copy of B/L We currently have production capacity available and can ship within 15 days if you confirm this week. Looking forward to your feedback. Best regards, Gina Nguyen Sales Manager EXPAD Import & Export Phone: +84 961 733 400 Email: sales@expad.com.vn ``` ## Phụ lục 5: Bảng câu hỏi khảo sát khách hàng ``` CUSTOMER SATISFACTION SURVEY Dear Valued Customer, We would appreciate if you could spare 5 minutes to complete this survey. Your feedback helps us improve our products and services. 1. Overall satisfaction with EXPAD (1-5 scale) ☐ 1 - Very dissatisfied ☐ 2 - Dissatisfied ☐ 3 - Neutral ☐ 4 - Satisfied ☐ 5 - Very satisfied 2. Product quality (1-5 scale) ☐ 1 ☐ 2 ☐ 3 ☐ 4 ☐ 5 3. Packaging (1-5 scale) ☐ 1 ☐ 2 ☐ 3 ☐ 4 ☐ 5 4. Delivery time (1-5 scale) ☐ 1 ☐ 2 ☐ 3 ☐ 4 ☐ 5 5. Communication (1-5 scale) ☐ 1 ☐ 2 ☐ 3 ☐ 4 ☐ 5 6. Documentation (1-5 scale) ☐ 1 ☐ 2 ☐ 3 ☐ 4 ☐ 5 7. Would you recommend EXPAD to others? ☐ Yes ☐ No 8. Would you order again from EXPAD? ☐ Yes ☐ No ☐ Maybe 9. What do you like most about EXPAD? _____________________________________________ 10. What can we improve? _____________________________________________ Thank you for your time! Best regards, EXPAD Team ``` ## Phụ lục 6: Quy trình SOP bán hàng xuất khẩu ``` STANDARD OPERATING PROCEDURE EXPORT SALES PROCESS Version: 1.0 Effective Date: 01/01/2026 Owner: Sales Manager 1. PURPOSE Define the standard process for export sales from inquiry to payment. 2. SCOPE Apply to all sales executives and related departments. 3. PROCEDURE Step 1: Receive Inquiry - Response within 4 hours - Qualify customer (A/B/C) - Log in CRM Step 2: Send Quotation - Use standard template - Include: spec, price, payment, lead time, docs - Valid 7-14 days Step 3: Send Sample (if requested) - 200-500g - Free for qualified customers - Ship within 2 days Step 4: Negotiate - Follow negotiation script - Consult manager for discount >5% - Target: Close within 7 days Step 5: Send PI/Contract - Use standard template - Get customer signature - File in CRM Step 6: Confirm Payment - Finance confirms receipt - Notify sales - Sales notify customer Step 7: Prepare Goods - Sales issue Production Order - Warehouse prepare stock - QC check Step 8: Book Shipping - Logistics book with forwarder - Confirm with customer Step 9: Prepare Documents - Invoice, PL, C/O, Health Cert, etc. - Check accuracy Step 10: Customs Clearance - Declare on VNACCS - Get approval Step 11: Deliver Goods - Stuff container - Ship on board - Get B/L Step 12: Present Documents - Send scan to customer - Get balance payment - Send originals Step 13: Follow-up - Check customer satisfaction - Request reorder - Log in CRM 4. KPIs - Response time: <4 hours - Conversion rate: >15% - Document accuracy: >98% - On-time delivery: >95% 5. RESPONSIBILITIES - Sales Executive: Steps 1-6, 13 - Logistics: Steps 8-11 - Documentation: Step 9 - Finance: Step 6, 12 6. RECORDS - All communications in CRM - All documents filed - Monthly report 7. REVISION HISTORY - v1.0: Initial release, 01/01/2026 ``` --- # TÀI LIỆU THAM KHẢO ## Tài liệu tiếng Việt 1. Bộ Công Thương (2025). *Báo cáo xuất khẩu nông sản Việt Nam năm 2025*. Hà Nội. 2. Tổng cục Hải quan (2025). *Thống kê kim ngạch xuất khẩu nông lâm thủy sản 2025*. Truy cập từ https://www.customs.gov.vn 3. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM (2024). *Giáo trình Nghiệp vụ Ngoại thương*. NXB Kinh tế TP.HCM. 4. Hiệp hội Rau quả Việt Nam (2025). *Báo cáo ngành trái cây sấy 2025*. Truy cập từ https://www.vinafruit.com 5. Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD (2025). *Báo cáo thường niên 2024-2025*. Tài liệu nội bộ. ## Tài liệu tiếng Anh 6. International Trade Centre (2025). *Global Market for Dried Fruits*. Geneva: ITC. 7. USDA Foreign Agricultural Service (2025). *Vietnam: Dried Fruit Export Report*. Washington, DC. 8. Alibaba.com (2025). *B2B E-commerce Trends Report 2025*. Hangzhou: Alibaba Group. 9. HubSpot (2025). *The Ultimate Guide to Sales Process*. Cambridge, MA: HubSpot Inc. 10. Kotler, P., & Keller, K. L. (2024). *Marketing Management* (16th ed.). Pearson Education. 11. Czinkota, M. R., & Ronkainen, I. A. (2023). *International Marketing* (11th ed.). Cengage Learning. 12. World Trade Organization (2025). *World Trade Statistical Review 2025*. Geneva: WTO. ## Website 13. https://www.expad.com.vn - Website chính thức của EXPAD 14. https://www.customs.gov.vn - Tổng cục Hải quan Việt Nam 15. https://www.moit.gov.vn - Bộ Công Thương Việt Nam 16. https://www.vinafruit.com - Hiệp hội Rau quả Việt Nam 17. https://www.alibaba.com - Alibaba B2B Platform 18. https://www.hubspot.com - HubSpot CRM ## Luận văn, nghiên cứu liên quan 19. Nguyễn Văn A (2024). *Hoàn thiện quy trình xuất khẩu trái cây sấy tại Công ty ABC*. Luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế TP.HCM. 20. Trần Thị B (2023). *Giải pháp nâng cao hiệu quả xuất khẩu nông sản Việt Nam sang EU*. Luận văn cử nhân, Đại học Ngoại thương. --- **LỜI KẾT** Báo cáo này được thực hiện với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu EXPAD nói riêng và ngành xuất khẩu nông sản Việt Nam nói chung. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: [Email sinh viên] Xin chân thành cảm ơn! --- *TP. Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2026* **Sinh viên thực hiện** [Ký và ghi rõ họ tên]

Untitled